Wanneer iemand (een werknemer of een externe stakeholder zonder account) anoniem iets wil melden dat volgens hem of haar niet goed loopt binnen het bedrijf (zoals intimidatie, discriminatie of financiële onregelmatigheden), kan die persoon gebruikmaken van de klokkenluidersfunctie. Deze functie garandeert anonimiteit en helpt werkgevers om de vertrouwelijkheid van de gegevens van de melder te beschermen het onderzoek naar de gegrondheid van de melding. Met onze klokkenluidersfunctie kun je eenvoudig verschillende kanalen en categorieën aanbieden afhankelijk van het type melding, en anoniem communiceren met de klokkenluider.
Een kanaal maken
Een klokkenluiderskanaal is een manier voor werknemers om meldingen te doen. Je kunt meerdere kanalen aanmaken, afhankelijk van je behoeften.
1. Ga naar Instellingen > Klokkenluiden.
2. Klik op Klokkenluiderskanaal toevoegen om je eerste kanaal aan te maken en geef het een naam.
3. Klik op Volgende stap om verder te gaan.
💡 Tip: Je kunt je kanaal de naam van je bedrijf geven, of er één aanmaken voor elke afdeling.
Aanpassing
4. Schrijf een titel en een welkomstbericht voor de personen die dit kanaal gaan gebruiken en klik op Volgende stap.
Categorieën
5. We hebben al vijf categorieën van klokkenluidersmeldingen ingevuld:
Intimidatie
Discriminatie
Financiële onregelmatigheden
Datalek
Anders
Hernoem de categorieën naar wens of klik op Categorie toevoegen om meer categorieën in te voeren. Klik op Volgende stap om verder te gaan.
Aangepaste toegangsniveaus
📌 Opmerking: Standaard hebben administrators geen toegang tot klokkenluiderszaken. Toegang tot zaken binnen een kanaal wordt alleen verleend aan personen en groepen met lees- en/of bewerkingsrechten. Administrators kunnen echter nog steeds kanalen archiveren, verwijderen en toegangsrechten beheren.
6. Bepaal wie toegang heeft tot het kanaal door een aangepast toegangsniveau toe te voegen.
7. Selecteer de bevoegde partijen die toegang krijgen tot het kanaal. Je kunt kiezen voor:
een specifieke werknemer of
een volledige afdeling of groep
8. Kies voor elke toegevoegde partij het gewenste toegangsniveau:
Lezen: gebruikers kunnen zaken bekijken en berichten lezen, maar kunnen niet antwoorden aan de klokkenluiders en kunnen geen zaken beheren.
Lezen en bewerken: Gebruikers kunnen ingediende klokkenluiderszaken bekijken en lezen. Daarnaast kunnen ze op zaken reageren en deze bewerken.
9. Klik op Aangepast toegangsrecht toevoegen en vervolgens op Klokkenluiderskanaal opslaan om het aanmaken van het kanaal te voltooien.
📌 Opmerking: Leer meer over aangepaste toegangsniveaus in Gebruikersrollen en toegangsniveaus.
Toegangsniveaus (machtigingen en toegang)
Administrators kunnen een gedetailleerd overzicht van de kanaaltoegang vinden via: Instellingen > Machtigingen en toegang > Toegangsniveaus > Klokkenluiden.
⚠️ Belangrijk: Als een kanaal geen zaakbeheerder heeft, kunnen klokkenluiders nog steeds meldingen indienen, maar deze meldingen worden niet opgevolgd.
Een klokkenluiderskanaal bewerken
Klokkenluiderspagina: Kopieer de openbare link om deze direct met werknemers te delen, of bewerk de titel of het bericht.
Categorieën: Bewerk bestaande categorieën of voeg nieuwe categorieën toe.
Toegangsrechten: Pas de toegangsniveaus aan.
Beheer: Bewerk de naam van het kanaal of archiveer het kanaal.
Een klokkenluiderskanaal archiveren
Wanneer een administrator een kanaal archiveert, is het kanaal niet langer zichtbaar of toegankelijk voor gebruikers.
Een gearchiveerd kanaal kan worden:
Gedearchiveerd: alle bestaande gegevens worden hersteld en de klokkenluiden-pagina wordt opnieuw actief.
Verwijderd (permanent): alle gegevens die in dit klokkenluiderskanaal zijn opgeslagen, worden permanent verwijderd. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.
Het klokkenluiderskanaal gebruiken
Wanneer een werknemer een melding wil doen, wordt de pagina geopend in een nieuw tabblad zodat iedereen anoniem een melding kan indienen. Dit kan op twee manieren:
Via het linkermenu: Bedrijfsgegevens > Klokkenluiden > Kanaal openen
Openbare link: via de openbare link die is gedeeld
Een nieuwe zaak openen (als klokkenluider)
Klik op Nieuwe zaak openen.
Selecteer een categorie.
Schrijf een bericht waarin je je zaak beschrijft. Je kunt in dit bericht ook links naar externe bronnen opnemen.
Optioneel: upload een bijlage met een bestand.
Vul je e-mailadres in. Dit adres wordt geanonimiseerd en wordt alleen gebruikt om updates over je zaak te versturen. De mensen die verantwoordelijk zijn voor de behandeling ervan hebben geen toegang tot dit adres, zodat je identiteit beschermd blijft.
Zodra je de Captcha hebt voltooid en op Verzenden klikt, wordt er een privé toegangscode voor je zaak weergegeven. Gebruik deze code om de voortgang van je zaak te volgen.
💡 Tip: Als je je "privé toegangscode" ooit vergeet, zoek dan in je inbox naar het bericht met als onderwerp “Jouw klokkenluiderszaak”. Dit bevat je persoonlijke code.
Een zaak opvolgen (als klokkenluider)
Via het linkermenu: Bedrijfsgegevens > Klokkenluiden > Kanaal openen
Openbare link: via de openbare link die is gedeeld
Klik op Zaak opvolgen.
Voer je privétoegangscode voor de zaak in en klik op Verzenden.
Je kunt vervolgens de voortgang van je zaak bekijken. Om een update te vragen of berichten te beantwoorden, typ je in het veld Opmerking toevoegen en klik je op Versturen.
Een zaak opvolgen (als zaakbeheerder)
Ga naar Instellingen > Klokkenluiden.
Je hebt toegang tot de kanalen die zijn gemarkeerd als Beheerd door jou. Klik op een kanaal om een overzicht te zien van alle zaken die door klokkenluiders zijn ingediend. Gebruik de filters Sorteren op en Volgorde om het overzicht aan te passen.
Klik op een zaak om ermee te werken:
wijzig de status van de zaak
beantwoord berichten
bewerk de categorie
verwijder de zaak. Permanent verwijderde zaken en bijbehorende gegevens kunnen niet worden hersteld. Wees dus voorzichtig.
Als zaakbeheerder ontvang je een melding over een nieuwe klokkenluiderszaak in het platform en ontvang je ook een e-mail in je inbox.
Platform
Mailbox
