In diesem Artikel wird der Unterschied zwischen dem Erstellen von Mitarbeiterprofilen ohne Login-Zugriff und dem Versenden von Einladungen an Mitarbeitende mit vollem Plattformzugang erklärt. Folge diesen Schritten, um sicherzustellen, dass dein Team korrekt zusammengestellt ist und die entsprechenden Rollen zugewiesen wurden.
Bevor wir die Schritte zum Hinzufügen oder Einladen von Mitarbeitenden durchgehen, gehen wir auf die Grundlagen ein, um die wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden zu verstehen.
Mitarbeitende hinzufügen vs. einladen
Bei der Verwaltung deines Teams hast du zwei Optionen für das Erstellen von Mitarbeiterprofilen: hinzufügen und einladen.
Eine*n Mitarbeiter*in hinzufügen
Erstellt ein Profil ohne Login-Zugriff.
Nützlich für die Erfassung von Unterlagen über Mitarbeitende, die die Plattform nicht nutzen müssen.
Es wird keine Einladungs-E-Mail versendet.
Eine*n Mitarbeiter*in einladen
Versendet eine E-Mail-Einladung mit einem Link zur Einrichtung des Tellent-HR-Kontos.
Ermöglicht den Login-Zugriff basierend auf der zugewiesenen Rolle (Administrator*in oder Mitarbeiter*in).
Ermöglicht es dem*der Mitarbeiter*in, mit der Plattform zu interagieren, Anfragen einzureichen und relevante Daten einzusehen.
Eine*n Mitarbeiter*in hinzufügen
Nutze diese Schritte, um eine*n Mitarbeiter*in zu Tellent HR hinzuzufügen, ohne ihm*ihr Login-Zugriff zu gewähren. Dies ermöglicht es dir, das Profil zu erstellen und wichtige Informationen zu speichern, ohne eine Einladungs-E-Mail zu versenden.
Gehe zu Einstellungen → Organisation → Teammitglieder und klicke auf + Neues Mitglied.
Fülle die Details des*der Mitarbeiter*in aus, wie E-Mail-Adresse, Vorname und Nachname.
Richte den Zugriff ein und weise die Rolle zu, indem du HR einschaltest und Mitarbeitende*r (nur aufgelistet) aus dem Dropdown-Menü auswählst. Hier findest du eine Beschreibung der einzelnen Rollen.
Lass Einladung für Zugang senden deaktiviert, um zu verhindern, dass dem*der Mitarbeiter*in eine E-Mail mit einem Link zur Einrichtung eines Kontos gesendet wird.
Klicke zum Abschluss auf Mitglied hinzufügen.
Arten von Rollen
Arten von Rollen
Administrator*in: voller Zugriff auf alle Funktionen der Plattform.
Mitarbeiter*in: eingeschränkter Zugriff innerhalb der Plattform.
Mitarbeitende*r (nur aufgelistet): Kein Zugriff auf die Plattform.
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📌 Hinweis: Du kannst auch mehrere Mitarbeitende auf einmal hinzufügen, indem du auf den Button Datei importieren klickst. Erfahre mehr über den Massenimport unter Importieren von Teammitgliedern.
Eine*n Mitarbeiter*in einladen
Nutze diese Schritte, um eine*n Mitarbeiter*in mit Login-Zugriff zu Tellent HR einzuladen. Der*Die Mitarbeiter*in erhält eine E-Mail, um ein Konto einzurichten und Zugriff entsprechend der von dir zugewiesenen Rolle zu erhalten.
Gehe zu Einstellungen → Organisation → Teammitglieder und klicke auf + Neues Mitglied.
Fülle die Details des*der Mitarbeiter*in aus, wie E-Mail-Adresse, Vorname und Nachname.
Richte den Zugriff ein und weise die Rolle zu, indem du HR einschaltest und entweder Administrator*in oder Mitarbeiter*in aus dem Dropdown-Menü auswählst. Hier findest du eine Beschreibung der einzelnen Rollen.
Um dem*der Mitarbeiter*in zu ermöglichen, sich bei Tellent HR einzuloggen, wähle Einladung für Zugang senden. Der*Die Mitarbeiter*in erhält eine E-Mail mit einem Link zur Einrichtung des Kontos. Du kannst die Einladung auch später senden.
Klicke zum Abschluss auf Mitglied hinzufügen.
📌 Hinweis: Du kannst auch mehrere Mitarbeitende auf einmal hinzufügen, indem du auf den Button Datei importieren klickst. Erfahre mehr über den Massenimport unter Importieren von Teammitgliedern.
Mitarbeitende verwalten
Tabs Aktiv und Deaktiviert
Der Tab Aktiv bietet eine Übersicht über alle Mitarbeitenden mit einem aktiven Benutzerkonto. Dies umfasst Mitarbeitende, die hinzugefügt, aber noch nicht eingeladen wurden, sowie diejenigen, die eingeladen wurden und ihre Einladung angenommen haben.
Der Tab Deaktiviert listet Mitarbeitende auf, deren Konten deaktiviert wurden. Diese Mitarbeitenden können sich nicht mehr bei ihren Apps einloggen, aber als Admin hast du weiterhin vollen Zugriff auf ihre Profile. Deaktivierte Konten werden nicht in Rechnung gestellt, und du kannst sie jederzeit wieder aktivieren.
Aktiv
Sobald ein Mitglied hinzugefügt wurde, kannst du es direkt über die Seite Teammitglieder verwalten. Klicke auf den Namen des*der Mitarbeiter*in, um ein Pop-up-Fenster zu öffnen, das vier Tabs enthält:
Kontoeinstellungen
Rechte & Zugang
Gruppen
Abteilungen
Schauen wir uns mal die einzelnen Tabs genauer an.
1. Kontoeinstellungen
Der Tab Kontoeinstellungen ermöglicht es dir:
Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Profilfoto des*der Mitarbeiter*in zu aktualisieren.
Das Benutzerkonto des*der Mitarbeiter*in bei Bedarf zu deaktivieren.
Eine Einladung zum Zugriff auf die Plattform zu senden oder erneut zu senden.
2. Rechte & Zugang
Innerhalb des Tabs Rechte & Zugang kannst du:
Die Berechtigungsstufen für die Unternehmensverwaltung anpassen.
Den Plattformzugriff einrichten und dem*der Mitarbeiter*in Rollen zuweisen.
Unternehmensverwaltung
Die Unternehmensverwaltungs-Berechtigung bestimmt, was ein*e Mitarbeiter*in auf Organisationsebene tun kann. Du kannst vollen Zugriff gewähren oder die Berechtigungen auf bestimmte Bereiche beschränken:
Vollzugriff: Der*Die Mitarbeiter*in kann alle Organisationseinstellungen verwalten.
Administrativer Zugriff: Du kannst wählen, welche Bereiche verwaltet werden können, wie zum Beispiel:
Nutzer*innen verwalten
Rechnungen verwalten
Keine Berechtigungen: Der*Die Mitarbeiter*in kann keine Organisationseinstellungen verwalten.
📌 Hinweis: Wenn wir von organisationsbezogenen Einstellungen sprechen, beziehen wir uns auf die administrativen Einstellungen, die das gesamte Unternehmenskonto in Tellent betreffen.
Apps-Zugriff
Unter Zugriff auf Apps kannst du den Zugriff für eine oder beide Plattformen aktivieren oder deaktivieren. Das Entfernen eines Mitglieds von einer Plattform entzieht ihm den Zugriff, aber seine Daten bleiben im Tab „Aktive Mitglieder“ sichtbar.
Verwende das Dropdown-Menü unter Rolle, um die Rolle eines*einer Mitarbeiter*in auf einer der beiden Plattformen zu ändern. Die Rolle Mitarbeitende*r (nur aufgelistet) beinhaltet keine Anmeldemöglichkeiten. Ein*e Mitarbeiter*in wird einfach zur Plattform hinzugefügt, jedoch ohne Benutzerzugriff.
3/4. Gruppen und Abteilungen
Innerhalb dieser Tabs kannst du eine*n Mitarbeiter*in einer oder mehreren Gruppen und Abteilungen zuordnen.
📌 Hinweis: Erfahre, wie du Gruppen und Abteilungen erstellst.
Deaktiviert
Ein deaktiviertes Mitglied wird nicht mehr deinem Abonnement angerechnet. Um ein Mitglied zu reaktivieren:
Gehe zum Tab Deaktiviert unter Teammitglieder.
Klicke auf Aktivieren neben dem Teammitglied, das du wieder aktivieren möchtest.
Klicke auf Bestätigen.
Der*Die Benutzer*in erhält wieder dieselben Berechtigungen, die er*sie vor der Deaktivierung hatte, und eine Aktivierungs-E-Mail wird an die E-Mail-Adresse gesendet.
