Abwesenheitsregelungen geben dir klare Vorgaben dafür, wie Mitarbeiter*innen Abwesenheiten beantragen, genehmigen und nehmen können. Sie helfen dir, dein Unternehmen organisiert und vorschriftsmäßig zu führen – unabhängig davon, wie viele Teams oder Regeln du hast.
Abwesenheitsregelungen erklärt
Eine Abwesenheitsregelung ist ein Rahmen, in dem verschiedene Arten von Abwesenheiten zusammengefasst werden, wie zum Beispiel:
Urlaub
Krank
Schulung
Homeoffice
Du kannst jedem*jeder Mitarbeiter*in nur eine Regelung zuordnen. Diese Regelung gibt ihnen Zugriff auf alle darin enthaltenen Vorschriften.
💡 Tipp: Abwesenheitsregelungen gelten nicht nur für Abwesenheiten – du kannst sie auch für Aktivitäten wie Schulungen oder Homeoffice nutzen.
Abwesenheitsregelung erstellen
Gehe zu Einstellungen > Konfiguration > Anwesenheit und Abwesenheit > Abwesenheit > Abwesenheitsregelungen.
Klicke auf + Regelungen hinzufügen.
Gib einen Namen für die Regelung ein und klicke auf „Hinzufügen“.
Was sind Abwesenheitsregeln?
Mit einer Abwesenheitsregel kannst du festlegen, wie eine bestimmte Art von Abwesenheit von der Arbeit in einer Regelung behandelt wird – zum Beispiel, wie viele Tage du gewährst und wie diese erfasst werden.
Um eine Regel zu erstellen, musst du zuerst eine Abwesenheitsart wählen, also die Kategorie, zu der die Regel gehört (z. B. Urlaub, Krankheit, Schulung, Homeoffice). Einige Arten werden vom System standardmäßig bereitgestellt, du kannst aber auch eigene erstellen.
💡 Tipp: Mehr Informationen zu den verschiedenen Abwesenheitsarten findest du hier.
Abwesenheitsregeln erklärt
So erstellst du eine Abwesenheitsregel:
Öffne die Abwesenheitsregelung, zu der du die Regel hinzufügen möchtest.
Klicke auf + Abwesenheitsregel hinzufügen.
Wähle die Abwesenheitsart aus (z. B. Urlaub, Krankheit, Homeoffice oder etwas anderes).
Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
📌 Hinweis: Die Art Überstundenabbau ist nur dazu da, Überstunden zu reduzieren. Mitarbeiter*innen können nur mit diesem Typ von ihrem Überstundensaldo abrechnen.
Nach diesen Schritten kommst du zur Grundkonfiguration, wo du Details wie Anspruch, Ansammlungszeitraum und Abzug festlegst.
Anspruchsarten
Wenn du eine Abwesenheitsregel festlegst, entscheide, wie der Anspruchsart zugewiesen wird:
Unbeschränkt – Nutzer*innen können eine unbegrenzte Anzahl von Tagen nehmen.
Beschränkt – Der Anspruch wird nach den Ansammlungsregeln berechnet und gewährt.
Wenn du diese Option auswählst, werden zusätzliche Konfigurationseinstellungen angezeigt (siehe unten).
📌 Hinweis: Die Anspruchsarten können später nicht mehr geändert werden. Um sie zu ändern, musst du eine neue Regel erstellen.
Der Verwendungszeitraum gibt an, wie lange der angesammelte Anspruch gültig bleibt. Du kannst den Verwendungszeitraum anpassen.
Hierfür gibt es drei Methoden zur Auswahl:
Während dem Ansammlungszeitraum – Der Saldo ist gültig vom 1. Januar (N) bis zum 31. Dezember (N). Jeder Anspruch gilt für ein Jahr.
In dem aktuellen und nächsten Ansammlungszeitraum – Der Saldo ist gültig vom 1. Januar (N) bis zum 31. Dezember (N+1). Jedes Saldo ist zwei Jahre lang gültig, sodass Nutzer*innen sowohl ihren Anspruch für das aktuelle Jahr als auch das Restguthaben aus dem Vorjahr nutzen können.
💡 Tipp: Wenn ein*e Nutzer*in Abwesenheit beantragt, zieht das System immer zuerst Tage vom älteren aktiven Saldo ab.
In dem nächsten Ansammlungszeitraum – Der Saldo ist gültig vom 1. Januar (N+1) bis zum 31. Dezember (N+1). Der Anspruch wird im laufenden Jahr erworben, kann aber erst im nächsten Jahr genutzt werden.
Ansammlungsfrequenz
Ende des Monats → Der Anspruch wird am Ende jedes Monats zum Saldo des*der Nutzer*in hinzugefügt. Auf diese Weise wächst der Saldo im Laufe des Jahres allmählich an, statt auf einen Schlag gewährt zu werden.
Beginn des Jahres → Sobald der neue Saldo aktiviert ist, kann der*die Nutzer*in sofort seinen*ihren ganzen Anspruch an Tagen nutzen.
Ansammlungszeitraum
Januar – Dezember → Der Anspruch wird jedes Jahr am 1. Januar erneuert.
Juni – Mai → Der Anspruch wird jedes Jahr am 1. Juni erneuert.
Individuell → Der Anspruch wird am ersten Tag des Monats erneuert, den du unter „Datum der Neuberechnung“ auswählst.
Als Abwesend zählen
Wenn eingeschaltet → Die Abwesenheit wird in die Anwesenheitsliste aufgenommen – am besten für Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub verwenden.
Wenn ausgeschaltet → Die Abwesenheit wird nicht in der Anwesenheitsliste aufgenommen – am besten für Fälle wie Homeoffice nutzen.
Abzug
Basierend auf dem Arbeitszeitmodell → Die freien Tage hängen vom individuellen Arbeitszeitmodell des*der Nutzer*in ab. Bei den meisten Plänen zählen Samstage und Sonntage nicht als beantragte Tage.
💡Beispiel: Wenn das Arbeitszeitmodell eines*einer Nutzer*in nur 3 Tage pro Woche vorsieht und er*sie sich die ganze Woche freinimmt, werden nur 3 Tage von seinem*ihrem Saldo abgezogen.
Montag bis Freitag – Samstage und Sonntage werden immer als freie Tage behandelt und nicht abgezogen.
Montag bis Samstag – Sonntage werden wie ein freier Tag behandelt und nicht abgezogen.
Anspruch
Lege fest, wie viel Abwesenheit jede*r Nutzer*in pro Jahr bekommt.
Autom. Genehmigung
Entscheide, ob Abwesenheitsanträge:
Automatisch genehmigt werden
Zur Überprüfung durch den*die Manager*in geschickt werden
Wochengrenze
Beschränke die Abwesenheitsarten durch ein wöchentliches Limit, das jeden Montag zurückgesetzt wird.
💡 Tipp: Damit kannst du festlegen, wie viele Tage pro Woche ein*e Mitarbeiter*in von zu Hause aus arbeiten darf.
Anteil bei Beschäftigungsbeginn
Passe den Anspruch für das erste Jahr auf der Grundlage des Startdatums des*der Mitarbeiter*in an.
Eine neu eingestellte Person hat nur für den Teil des Jahres, in dem sie beschäftigt ist, Anspruch auf Abwesenheit.
Das Startdatum der Beschäftigung wird in den Profildaten des*der Nutzer*in festgelegt.
💡 Beispiel: Wenn das Feld Beschäftigungsbeginn in den Profildaten des*der Nutzer*in auf den 1. Juli eingestellt ist, erhält der*die Nutzer*in nur 50 % der jährlichen Ansprüche.
Anteil bei Beschäftigungsende
Passe den Anspruch für das letzte Jahr entsprechend dem Austrittsdatum des*der Mitarbeiter*in an.
Wenn ein*e Nutzer*in mitten im Jahr das Unternehmen verlässt, hat er*sie nur Anspruch auf Abwesenheit für die Monate, in denen er*sie gearbeitet hat.
Das Enddatum der Beschäftigung wird in den Profildaten des*der Nutzer*in festgelegt.
💡 Beispiel: Wenn das Feld Beschäftigungsende in den Profildaten des*der Nutzer*in auf den 1. September eingestellt ist, erhält der*die Nutzer*in nur 75 % der jährlichen Ansprüche.
Runden des Anteils
Entscheide, wie das System anteilige Ansprüche runden soll:
Nicht Runden – Behält den genauen Wert bei (z. B. 13,3 Tage).
Nächster halber Tag – Rundet auf 0,5 (z. B. 1,3 → 1,5, 1,7 → 2).
Nächster voller Tag – Rundet auf den nächsten Tag (z. B. 13,49 → 13, 13,5 → 14).
Übertrag
Entscheide, ob Nutzer*innen nicht genutzte Tage in den nächsten Ansammlungszeitraum mitnehmen können:
Maximaler Übertrag – Lege die maximale Anzahl von Tagen fest, die übertragen werden können.
Übertragsverfall – Wenn aktiviert, verfallen die übertragenen Tage gemäß deinen Regeln. Wenn deaktiviert, laufen sie nie ab.
💡 Beispiel: Wenn der maximale Übertrag auf 5 Tage festgelegt ist und ein*e Nutzer*in 8 Tage nicht genutzt hat, werden nur 5 Tage ins nächste Jahr übertragen.
Zuordnen
Sobald du alle Abwesenheitsregeln erstellt hast, kannst du Nutzer*innen der Abwesenheitsregelung zuordnen. Du kannst das im Tab „Zuordnen“ verwalten, wo du jederzeit Nutzer*innen zur Regelung hinzufügen oder entfernen kannst.
⚠️ Warnung:
Die Neuzuweisung eines*einer Nutzer*in bricht alle geplanten, laufenden und ausstehenden Anfragen aus seiner*ihrer vorherigen Regelung ab. Frühere Anfragen bleiben unverändert, und die Salden werden als Archiviert gekennzeichnet.
Das Entfernen eines*einer Nutzer*in hat den gleichen Effekt – geplante, laufende und ausstehende Anfragen werden abgebrochen, vergangene Anfragen bleiben unverändert, und Salden werden archiviert.ble-check before making changes, as these actions cannot be undone.
Bitte überprüfe die Angaben, bevor du Änderungen machst, da diese nicht rückgängig gemacht werden können.
Konten
In diesem Tab kannst du die Zeitguthaben aller Mitarbeiter, die der ausgewählten Abwesenheitsrichtlinie zugeordnet sind, anzeigen und verwalten.
💡 Tipp: Erfahre hier, wie du die Konten anzeigen und verwalten kannst.
Verwalten
Im Tab „Verwalten” kannst du den Namen deiner Abwesenheitsregelung ändern oder sie komplett löschen.
⚠️ Warnung:
Wenn du eine Regelung löschst, wird die Zuweisung für alle Mitarbeiter*innen, die ihr zugewiesen sind, aufgehoben.
Alle geplanten, laufenden und ausstehenden Abwesenheitsanträge, die mit dieser Regelung verbunden sind, werden annulliert.
Frühere Anträge bleiben im System gespeichert.
Die Abwesenheitskonten aus dieser Regelung bleiben im System sichtbar, werden aber als „Archiviert“ markiert.