Cet article explique la différence entre la création de profils d’employés sans accès et l’envoi d’invitations pour un accès complet à la plateforme. Suivez ces instructions pour vous assurer que votre équipe est correctement configurée et que les rôles appropriés sont attribués.
Avant de passer aux étapes concrètes, voici un rappel des bases pour comprendre les différences clés entre ces deux options.
Ajouter ou inviter des employés
Lorsque vous gérez votre équipe, vous avez deux options pour créer des profils d’employés : ajouter et inviter.
Ajouter un employé
Cette option crée un profil sans accès avec identifiant.
Elle est utile pour tenir les registres d’employés qui n’ont pas besoin d’utiliser la plateforme.
Aucun e-mail d’invitation n’est envoyé.
Inviter un employé
Cette option envoie une invitation par e-mail avec un lien pour configurer le compte utilisateur Tellent HR.
Elle fournit un accès avec identifiant basé sur le rôle attribué (Administrateur ou Employé).
Elle permet à l’employé d’interagir avec la plateforme, de soumettre des demandes et de consulter les données pertinentes.
Ajouter un employé
Utilisez cette option pour ajouter un employé à Tellent HR sans lui accorder d’accès avec identifiant. Cela vous permet de créer son profil et de stocker des informations essentielles sans envoyer d’e-mail d’invitation.
Accédez à Paramètres → Organisation → Membres de l’équipe et cliquez sur + Ajouter un membre.
Renseignez les coordonnées de l’employé (e-mail, prénom, nom, etc.).
Configurez l’accès et attribuez les rôles en activant l’option RH et sélectionnez Employé (listé uniquement) dans le menu déroulant. Voir la description détaillée des rôles
N’activez pas l’option Créer un identifiant Tellent et envoyer un e-mail d’invitation afin d’éviter l’envoi d’un lien de configuration de compte à l’employé.
Cliquez sur Ajouter des membres pour finaliser.
Types de rôles
Types de rôles
Administrateur : accès complet à toutes les fonctionnalités de la plateforme.
Employé : accès limité aux fonctionnalités de la plateforme.
Employé (listé uniquement) : aucun accès à la plateforme.
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📌 Remarque : Vous pouvez également ajouter des employés en masse en cliquant sur le bouton Importer un fichier. Pour en savoir plus, consultez Importation des membres de l’équipe.
Inviter un employé
Utilisez cette option pour inviter un employé à Tellent HR en lui créant un identifiant. L’employé recevra un e-mail pour configurer son compte et accéder aux fonctionnalités selon le rôle attribué.
Accédez à Paramètres → Organisation → Membres de l’équipe et cliquez sur + Ajouter un membre.
Renseignez les coordonnées de l’employé (e-mail, prénom, nom, etc.).
Configurez l’accès et attribuez les rôles en activant l’option RH et sélectionnez Administrateur ou Employé dans le menu déroulant. Voir la description détaillée des rôles
Pour permettre à l’employé de se connecter, sélectionnez Créer un identifiant Tellent et envoyer un e-mail d’invitation. L’employé recevra un e-mail avec un lien de configuration. Vous pouvez aussi envoyer l’invitation plus tard.
Cliquez sur Ajouter des membres pour finaliser.
📌 Remarque : Vous pouvez également ajouter des employés en masse en cliquant sur le bouton Importer un fichier. Pour en savoir plus, consultez Importation des membres de l’équipe.
Gérer les employés
Onglets Actifs et Désactivés
L’onglet Actifs donne une vue d’ensemble de tous les employés ayant un compte utilisateur actif. Cela inclut les employés ajoutés mais pas encore invités, ainsi que ceux qui ont accepté leur invitation.
L’onglet Désactivés liste les employés dont le compte a été désactivé. Ces personnes ne peuvent plus se connecter, mais en tant qu’administrateur, vous gardez un accès complet à leur profil. Les comptes désactivés ne sont pas facturés. Vous pouvez cependant les réactiver à tout moment.
Actifs
Après avoir ajouté un membre, vous pouvez le gérer directement depuis la page Membres de l’équipe. Cliquez sur le nom de l’employé pour ouvrir une fenêtre contenant quatre onglets :
Paramètres du compte
Autorisations et accès
Groupes
Départements
Voyons chaque onglet en détail.
1. Paramètres du compte
L’onglet Paramètres du compte regroupe les opérations suivantes :
Mettre à jour le prénom et le nom de l’employé, son adresse e-mail et sa photo de profil.
Désactiver le compte utilisateur de l’employé en cas de besoin.
Envoyer ou renvoyer une invitation pour accéder à la plateforme.
2. Autorisations et accès
L’onglet Autorisations et accès regroupe les opérations suivantes :
Configurer les niveaux d’autorisation pour la gestion de l’entreprise.
Configurer l’accès à la plateforme et attribuer des rôles à l’employé.
Gestion de l’entreprise
La permission Gestion de l’entreprise détermine ce qu’un employé peut faire au niveau organisationnel. Vous pouvez accorder un accès complet ou limiter les autorisations à des domaines spécifiques :
Accès complet : L’employé peut gérer tous les paramètres organisationnels.
Accès administratif : Vous pouvez définir les domaines que l’employé peut gérer :
Gestion des utilisateurs
Gestion de la facturation
Aucune autorisation : L’employé ne peut pas gérer les paramètres organisationnels.
📌 Remarque : Lorsque nous parlons de paramètres organisationnels, nous faisons référence aux paramètres administratifs qui affectent l’ensemble du compte de l’entreprise dans Tellent.
Accès aux applications
Sous Accès aux applications, vous pouvez activer ou désactiver l’accès pour une ou les deux plateformes. Supprimer un membre d’une plateforme révoque son accès, mais ses données restent visibles dans l’onglet Membres actifs.
Utilisez le menu déroulant Rôle pour mettre à jour le rôle d’un employé sur l’une ou l’autre plateforme. Le rôle Employé (listé uniquement) n’inclut pas la possibilité de s’identifier. L’employé sera simplement ajouté à la plateforme, mais sans accès utilisateur.
3/4. Groupes et départements
Dans ces onglets, vous pouvez affecter un employé à un ou plusieurs groupes et départements.
📌 Remarque : pour découvrir comment créer des groupes et des départements, consultez Groupes et départements.
Désactivés
Un membre désactivé n’est plus compté dans votre abonnement. Pour réactiver un membre :
Accédez à l’onglet Désactivés dans Membres de l'équipe.
Cliquez sur l’option Activer à côté du membre de l’équipe que vous souhaitez réactiver.
Cliquez sur Confirmer.
L’utilisateur retrouvera les mêmes permissions qu’il avait avant la désactivation, et un e-mail d’activation sera envoyé à son adresse e-mail.
