Une fois votre campagne lancée, vous devez suivre la progression des évaluations. Le système d’évaluation propose des indicateurs visuels, des libellés de statut et un suivi de la progression pour vous aider à tout contrôler en un coup d’œil.
Cet article explique comment lire les statuts des évaluations, comprendre les indicateurs de complétion et utiliser l’interface d’évaluation pour piloter efficacement vos campagnes.
💡 Vous utilisez encore notre ancien système d’évaluation ? Consultez nos guides pour l’ancien système d’évaluation pour plus d’informations concernant les entretiens individuels et les évaluations à 360 degrés.
Statuts des évaluations
Chaque évaluation passe par un cycle de vie, de sa création à sa finalisation. Comprendre ces statuts vous permet de savoir exactement où en est chaque dossier.
Non commencée
Signification : L’évaluation a été créée mais n’a pas encore été lancée. Elle est uniquement visible par les RH et les superviseurs de l’évaluation.
Ce que vous voyez :
Le libellé de statut indique « Non commencée ».
Aucune étape n’est ouverte.
Les participants n’ont pas été notifiés.
Personne ne peut encore effectuer d’action.
À ce stade : en tant que superviseur de l’évaluation, vous pouvez consulter les détails, modifier les participants et ajuster les paramètres. Lorsque tout est prêt, vous lancez l’évaluation pour ouvrir la première étape.
Ce statut apparaît : immédiatement après avoir ajouté une personne évaluée à une campagne, mais avant de lancer son évaluation. Certaines organisations créent les évaluations à l’avance et les activent plus tard.
Ouverte
Signification : L’évaluation a été lancée et mise à la disposition des participants, mais personne ne l’a encore ouverte ni complétée.
Ce que vous voyez :
Le libellé de statut indique « Ouverte ».
La première étape est accessible aux participants.
Aucun participant n’a encore commencé ses tâches.
Aucun indicateur de complétion ne s’affiche.
À ce stade : Les participants ont été notifiés et peuvent accéder à l’évaluation, mais aucun d’entre eux ne l’a encore ouverte pour commencer son travail. Dès qu’un participant ouvre l’évaluation et commence à y contribuer (par exemple, en répondant à la première question d’une étape de feedback), le statut passe à « En cours ».
Ce statut apparaît : juste après avoir lancé une évaluation, avant qu’un participant ne commence sa tâche. Si les participants réagissent rapidement, ce statut peut n’apparaître que très brièvement.
En cours
Signification : l’évaluation est active et au moins un participant l’a ouverte et a commencé à y contribuer. Il n’est pas nécessaire qu’un participant termine. Le simple fait de commencer à répondre à une question fait passer l’évaluation à ce statut.
Ce que vous voyez :
Le libellé de statut indique « En cours ».
Au moins une étape est ouverte.
Les participants peuvent effectuer leurs actions.
Les indicateurs de progression montrent qui a terminé et qui ne l’a pas fait.
À ce stade : Les évaluations conservent ce statut tout au long de leur progression dans les différentes étapes. L’évaluation indique « En cours », que vous en soyez à l’étape du feedback, de l’entretien ou de la signature.
Ce statut apparaît : dès que vous lancez l’évaluation et jusqu’à ce que la dernière étape soit validée. Les évaluations passent la majeure partie de leur cycle de vie sous ce statut.
Terminée
Signification : toutes les étapes sont validées et l’évaluation est finalisée.
Ce que vous voyez :
Le libellé de statut indique « Terminée ».
Toutes les étapes apparaissent comme complétées.
Des coches vertes ou des indicateurs de complétion sont visibles partout.
Aucune autre action n’est requise.
À ce stade : L’évaluation a franchi toutes les étapes et a été marquée comme terminée. C’est l’un des deux statuts de fin de parcours (l’autre étant « Annulée »). Vous et les observateurs de l’évaluation pouvez toujours accéder à l’ensemble du contenu. Si des modifications sont nécessaires, un superviseur de l’évaluation peut réouvrir le dossier pour revenir à une étape antérieure.
Ce statut apparaît : une fois que l’évaluation a franchi toutes les étapes et a été marquée comme terminée. Cela ne signifie pas obligatoirement que chaque participation individuelle a été finalisée (par exemple, certaines personnes n’ont peut-être pas signé). En revanche, l’évaluation globale est considérée comme close.
Annulée
Signification : l’évaluation a été marquée comme annulée. Elle est close, mais sans être allée jusqu’au bout des étapes prévues dans le flux de travail.
Ce que vous voyez :
Le libellé de statut indique « Annulée ».
Un motif d’annulation s’affiche pour expliquer pourquoi elle a été interrompue.
Les participants ne peuvent plus apporter de contributions.
Tout le contenu produit avant l’annulation est conservé.
À ce stade : quelqu’un a décidé que cette évaluation ne devait pas se poursuivre et l’a annulée. Il est obligatoire de fournir un motif lors de l’annulation, ce qui assure la traçabilité de la décision. Tout le contenu existant (feedback, notes de préparation, comptes rendus) est préservé, mais aucune nouvelle contribution n’est acceptée. C’est le second statut de fin de parcours (l’autre étant « Terminée »).
Si une évaluation a été annulée par erreur, un superviseur de l’évaluation peut la restaurer dans son état précédent.
Ce statut apparaît : lorsqu’un superviseur a décidé d’interrompre une évaluation avant la fin des étapes prévues (par exemple, si l’employé a quitté l’entreprise en cours de route ou si l’évaluation n’est plus pertinente).
Statuts des étapes
Chaque évaluation comporte des étapes individuelles avec leurs propres statuts. Il est utile de les comprendre pour savoir précisément où en est chaque dossier dans son flux de travail.
Étape non commencée
Signification : l’étape n’est pas encore ouverte, car les précédentes sont toujours en cours.
Ce que vous voyez :
l’étape apparaît dans la liste des étapes, mais elle est grisée ou marquée comme à venir.
Aucun participant ne peut y accéder
Il n’y a pas encore d’indicateurs de complétion.
Ce statut apparaît : pour toutes les étapes qui suivent l’étape actuelle. Par exemple, si vous êtes à l’étape du feedback, les étapes de l’entretien et de la signature affichent « Non commencée ».
Étape en cours
Signification : l’étape est actuellement ouverte et les participants effectuent leurs tâches.
Ce que vous voyez :
l’étape est mise en évidence ou marquée comme active.
La liste des participants montre qui a terminé et qui manque encore.
Vous pouvez voir une complétion partielle (par exemple, 3 retours de feedback sur 5).
Les boutons d’action s’affichent pour les participants.
Ce statut apparaît : pour l’étape actuelle de l’évaluation. Comme les évaluations progressent de manière séquentielle, une seule étape peut être « En cours » à la fois.
Étape terminée
Signification : Tout le monde a terminé cette étape et l’évaluation a progressé.
Ce que vous voyez :
l’étape affiche un indicateur de finalisation (une coche, un badge vert, etc.).
Tous les participants apparaissent comme ayant terminé.
L’étape est verrouillée (fonctionnalité en version bêta – impossible de revenir en arrière).
Ce statut apparaît : pour toute étape qui a été finalisée. Dès que vous passez à l’étape suivante, l’étape précédente indique qu’elle est terminée.
Vue en liste des évaluations
La page de la campagne affiche toutes les évaluations sous forme de liste. Voici comment l’interpréter.
Ce que vous voyez dans la liste
Chaque ligne d’évaluation montre généralement :
Le nom et la photo de la personne évaluée
Il s’agit de l’employé faisant l’objet de l’évaluation. Cliquez sur son nom pour ouvrir la page de détails.L’indicateur de l’étape actuelle
Indique à quelle étape se trouve l’évaluation (feedback, entretien ou signature) et son statut.Le statut général de l’évaluation
Un badge ou un libellé indiquant « Non commencée », « En cours » ou « Terminée ».Les indicateurs d’action :
Des icônes ou des boutons indiquant si vous devez intervenir (passer à l’étape suivante, envoyer un rappel, etc.).
Aperçu rapide
Vous pouvez parcourir rapidement la liste pour analyser la situation.
Identifier les évaluations qui nécessitent votre attention :
Taux de complétion bas
Participants en retard
Évaluations bloquées en attente d’une personne spécifique
Identifier les évaluations qui progressent normalement :
La plupart des participants ont terminé
Le calendrier est respecté
Aucun blocage
Identifier les évaluations finalisées :
Marquées comme terminées
Tous les indicateurs sont au vert
💡 Remarque : triez ou filtrez la liste par statut, par étape ou par taux de complétion pour vous concentrer sur les évaluations qui requièrent le plus votre attention.
Page de détails de l’évaluation
Lorsque vous cliquez sur une évaluation spécifique, vous accédez à sa page de détails, qui regroupe des informations complètes.
Panneau de gauche : étapes et vue d’ensemble
Le côté gauche affiche les éléments ci-dessous.
Vue d’ensemble de l’évaluation :
Qui est évalué.
Liste des étapes :
Toutes les étapes du flux de travail avec leur statut.
Quelle étape est en cours (mise en évidence ou marquée comme active)
Quelles étapes sont terminées (coches)
Quelles étapes sont à venir (grisées ou en attente)
Résumé de la progression :
Pour chaque étape :
Combien de participants sont impliqués
Combien ont terminé leur part
La présence éventuelle de blocages ou de problèmes
Cela vous donne un aperçu instantané de la situation.
Panneau central : Détails des participants
La section centrale affiche les informations détaillées sur les participants pour chaque étape.
Ce que vous voyez :
Noms et rôles des participants
Personnes impliquées et tâches assignées (contribution de feedback, rédaction des notes, participation à l’entretien, signature).
Le statut de complétion par personne :
Indicateurs individuels montrant qui a ou n’a pas encore terminé.
✓ Coche ou bulle verte = cette personne a terminé sa part.
⏳ Indicateur d’attente = cette personne n’a pas encore terminé.
Actions disponibles :
Des boutons ou des liens :
Pour modifier (ajouter/supprimer) les participants
Pour voir ce qu’un participant a déjà complété
Pour envoyer des rappels individuels
Pour remplacer la personne chargée de rédiger les notes
Progression au niveau de la campagne/de l’évaluation
Il est important de faire la distinction entre la performance globale de la campagne et la progression des évaluations individuelles.
Progression au niveau de la campagne
En haut de la liste des évaluations d’une campagne, vous verrez un tableau de bord statistique affichant la progression de toutes les évaluations de cette campagne.
Aperçu des statuts :
Les statistiques indiquent le nombre d’évaluations pour chaque statut :
Non commencée – les évaluations qui n’ont pas encore débuté
Ouverte – les évaluations accessibles aux participants, mais que personne n’a encore commencé
En cours – les évaluations pour lesquelles au moins un participant a commencé à contribuer
Terminée – les évaluations dont toutes les étapes sont terminées
Annulée – les évaluations interrompues avant d’être terminées
Détails des étapes
Vous pouvez également développer les statistiques pour voir les détails au niveau des étapes.
Cela indique, pour chaque étape de votre flux de travail, combien d’évaluations sont ouvertes ou terminées à l’étape concernée (avec des pourcentages). Grâce à ces indications, vous pouvez rapidement identifier les évaluations qui progressent et les goulets d’étranglement.
💡 Remarque : utilisez les statistiques de campagne pour analyser rapidement la progression avant d’envoyer des rappels ou de communiquer avec les parties prenantes. Un coup d’œil suffit pour voir combien d’évaluations nécessitent votre attention, sans avoir à faire défiler la liste.
Progression au niveau de l’évaluation
Reflète le statut de l’évaluation d’un employé spécifique.
Indicateurs fournis :
« Étape 2 sur 3 : Entretien d’évaluation »
« 3 retours de feedback sur 5 »
« Compte rendu en attente de rédaction par le responsable »
Où : affiché sur la page de détails de l’évaluation individuelle.
Intérêt : montrer ce qui se passe pour l’évaluation concernée. Qui a terminé sa part ? Qu’est-ce qui bloque la progression ? À quelle étape en est-on ?
Comment identifier rapidement les évaluations qui nécessitent votre attention
Utilisez ces stratégies pour cibler vos efforts sur les dossiers qui requièrent votre intervention :
Repérez les taux de complétion faibles
Les évaluations affichant « 1 sur 5 terminé » ou « 0 sur 3 terminé » plusieurs jours après l’ouverture de l’étape ont probablement besoin d’un suivi.
À faire :
Vérifier qui n’a pas terminé
Envoyer des rappels ciblés aux personnes concernées
Chercher les éventuels blocages (instructions peu claires, problème d’accès, etc.)
Identifiez les évaluations bloquées par une seule personne
Si une évaluation indique « En attente du responsable » ou s’il ne reste qu’une seule personne, c’est là que se situe votre goulet d’étranglement.
À faire :
Envoyer un rappel direct à cette personne
La contacter personnellement si les rappels restent sans effet
Envisager de modifier les participants (si quelqu’un n’est pas disponible)
Examinez des étapes spécifiques
Si de nombreuses évaluations sont bloquées à la même étape, il peut s’agir d’un problème systémique.
Exemple : si 20 évaluations indiquent « 0 sur 1 terminé » pour la personne chargée de rédiger les notes, cela signifie que les responsables ne rédigent pas les comptes rendus.
À faire :
Envoyer des rappels groupés pour cette étape spécifique
Vérifier que les instructions sont claires
Regarder si les responsables ont besoin d’une formation ou d’un accompagnement
Envisager de repousser l’échéance
Ce que voient les participants
Les participants ne voient pas la même chose que les superviseurs. Connaître la différence vous permet de mieux les guider.
Pour les participants avec des actions en attente
Les éléments suivants sont visibles par les personnes qui doivent valider une étape :
Bouton d’action
Un bouton explicite indiquant « Donner du feedback », « Préparer l’entretien », « Rédiger le compte rendu » ou « Signer l’évaluation ».
Tâche assignée
Les participants voient seulement la partie qui les concerne, et non la vue détaillée complète de l’évaluation que voient les superviseurs.
Pour les participants ayant terminé leur part
Les éléments suivants sont visibles par les personnes qui ont validé leur action :
Confirmation
Une confirmation indiquant que leur part a été transmise.
Pas de bouton d’action
Le bouton d’action disparaît ou est remplacé par la mention « Terminé ».
Visibilité limitée
Les participants peuvent consulter ce qu’ils ont soumis, mais ne peuvent généralement pas voir le contenu des autres participants (selon les paramètres de visibilité définis).
Notification pour l’étape suivante (le cas échéant)
Les participants concernés par les étapes futures sont informés dès l’ouverture de ces étapes.
Foire aux questions
Puis-je marquer manuellement une tâche comme terminée pour quelqu’un ?
Puis-je marquer manuellement une tâche comme terminée pour quelqu’un ?
Non. La complétion est enregistrée à partir d’une soumission réelle. Vous ne pouvez pas la contourner manuellement. Si un participant a terminé sa partie en dehors du système (par exemple dans un document écrit), il devra la saisir dans le système ou vous devrez le mentionner dans le compte rendu de l’évaluation.
Que se passe-t-il si quelqu’un commence une tâche, mais ne la soumet pas ?
Que se passe-t-il si quelqu’un commence une tâche, mais ne la soumet pas ?
L’étape reste incomplète jusqu’à ce que la soumission soit validée. Les brouillons enregistrés sont stockés, mais ne comptent pas comme des soumissions terminées. Envoyez un rappel aux personnes concernées pour souligner qu’il faut soumettre, pas seulement sauvegarder.
Combien de temps les évaluations restent-elles généralement « En cours » ?
Combien de temps les évaluations restent-elles généralement « En cours » ?
Tout dépend de votre calendrier et de votre flux de travail. Les bilans simples peuvent être bouclés en une semaine. Les évaluations annuelles complexes avec plusieurs étapes peuvent prendre 3 à 4 semaines. Planifiez votre calendrier en fonction du nombre de participants et d’étapes.
Quelle différence entre « Terminée » et « Annulée » ?
Quelle différence entre « Terminée » et « Annulée » ?
Ces deux statuts indiquent que l’évaluation est close. « Terminée » signifie que l’évaluation a suivi toutes ses étapes et a été validée comme close. « Annulée » signifie que quelqu’un a décidé d’interrompre l’évaluation avant que toutes les étapes ne soient franchies. Les évaluations annulées comportent un motif expliquant cette décision. Dans les deux cas, tout le contenu produit avant la fin de l’évaluation est conservé. Dans les deux cas, un superviseur peut rouvrir l’évaluation si nécessaire.