Les entretiens progressent dans un ordre précis : retours, puis entretien, puis signature. Les entretiens progressent désormais automatiquement, donc la plupart du temps, vous n’aurez rien à faire pour les faire avancer. Cet article explique comment fonctionne la progression automatique, dans quels cas vous pourriez vouloir intervenir manuellement, et comment rouvrir une étape précédente si vous devez apporter une correction.
💡 Vous utilisez encore notre ancien système d’entretiens ? Cet article couvre le système d’entretiens actuel. Si vous menez des entretiens individuels, à 360 degrés ou privés issus de l’ancien système, consultez les guides des entretiens classiques.
Comment fonctionne la progression des étapes
Les entretiens progressent selon un ordre fixe. Vous ne pouvez pas sauter d’étapes ni modifier leur ordre.
Progression séquentielle
L’ordre est toujours le suivant :
Étape de retours (si activée)
Préparation à l’entretien (si activée, fait partie de l’étape d’entretien)
Résumé de l’entretien (si l’étape d’entretien est activée)
Étape de signature (si activée)
Si vous devez revenir à une étape précédente, par exemple pour corriger une information, recueillir des retours supplémentaires ou traiter un élément oublié, les superviseurs d’entretien peuvent rouvrir les étapes précédentes. Voir Rouvrir une étape précédente ci-dessous.
Les entretiens progressent automatiquement
Les entretiens progressent désormais automatiquement. Lorsque toutes les actions requises d’une étape sont terminées, l’entretien passe à l’étape suivante de lui-même. Par exemple, si quatre personnes doivent donner leur avis, l’entretien avance dès que le quatrième retour est soumis. Il en va de même pour l’étape d’entretien (l’entretien avance une fois le résumé de l’entretien rédigé) et pour l’étape de signature (l’entretien avance une fois toutes les signatures recueillies). Lorsque la dernière étape est terminée, l’entretien est marqué comme terminé.
Un superviseur d’entretien peut toujours faire avancer un entretien manuellement en cas de besoin. Par exemple, si trois personnes sur quatre ont donné leur avis et que la quatrième est en congé prolongé, un superviseur peut faire avancer l’entretien sans attendre.
Quand utiliser le passage manuel
Comme les entretiens avancent d’eux-mêmes, vous n’aurez le plus souvent qu’à observer la progression. Le passage manuel existe pour les moments où attendre n’a pas de sens.
Tout le monde a terminé
Si tous les participants d’une étape ont terminé leur part, l’entretien est déjà passé à l’étape suivante. Vous n’avez rien à faire.
La plupart des personnes ont terminé
Quand vous verrez cela : Le compteur d’achèvement indique « 4 sur 5 terminés ». Une ou deux personnes n’ont pas terminé, et l’entretien attend leur contribution avant de pouvoir avancer automatiquement.
Envisagez le passage manuel si :
La personne manquante n’est pas essentielle (avis complémentaire, non critique)
Vous avez envoyé plusieurs rappels sans réponse
Votre échéance approche et vous ne pouvez plus attendre
L’avis manquant ne changerait pas significativement le résultat
Laissez l’entretien attendre si :
La personne manquante est essentielle (le manager de l’employé, une partie prenante clé)
Elle a confirmé qu’elle terminera bientôt (aujourd’hui ou demain)
Vous avez du temps avant votre échéance
Son avis pourrait avoir un impact significatif sur l’entretien
Faible taux d’achèvement
Quand vous verrez cela : Le compteur d’achèvement indique « 2 sur 5 terminés » ou « 1 sur 8 terminés ». La plupart des personnes n’ont pas terminé.
Que faire : Le passage manuel ne résoudra pas à lui seul un problème de faible achèvement. Enquêtez d’abord :
Les personnes ont-elles reçu les notifications ?
Les instructions sont-elles floues ?
Le questionnaire est-il confus ou trop long ?
L’échéance est-elle réaliste ?
Les participants ont-ils des problèmes d’accès au système ?
Passez à l’action :
Envoyez des rappels aux participants n’ayant pas terminé
Contactez personnellement quelques personnes pour comprendre les blocages
Prolongez l’échéance si nécessaire
Clarifiez les instructions ou apportez un soutien supplémentaire
Résolvez tout problème technique empêchant l’achèvement
Bloqué par une seule personne
Quand vous verrez cela : Une personne essentielle (généralement le manager ou le rédacteur du compte rendu) n’a pas terminé sa part, et l’entretien ne peut pas avancer automatiquement sans elle.
Que faire :
Pour les étapes de retours ou de préparation :
Contactez directement la personne (pas seulement par rappels automatiques)
Comprenez pourquoi elle n’a pas terminé (surcharge de travail ? attentes floues ? problèmes d’accès ?)
Négociez une échéance précise
Envisagez de la remplacer (changer le rédacteur du compte rendu, remplacer par un autre manager)
Pour le résumé de l’entretien :
Cette étape ne nécessite généralement qu’une seule personne (le rédacteur du compte rendu)
Elle ne peut pas être sautée, quelqu’un doit rédiger le résumé
Travaillez avec cette personne pour débloquer la situation (proposez de l’aide, prolongez l’échéance, changez de rédacteur si nécessaire)
Faire avancer un entretien manuellement
Utilisez cette méthode lorsque vous avez décidé de faire avancer un entretien avant que tous les participants aient terminé.
Depuis la page de détail de l’entretien
Ouvrez l’entretien spécifique que vous voulez faire avancer.
Repérez le bouton Passer à l’étape suivante.
Confirmez que vous voulez continuer.
L’entretien change d’étape immédiatement.
L’étape suivante s’ouvre, et les participants de cette étape reçoivent une notification.
[CAPTURE D’ÉCRAN : Page de détail de l’entretien montrant le bouton Passer à l’étape suivante]
📌 Remarque : les libellés de boutons ci-dessus (« Passer à l’étape suivante », « Rouvrir les retours », « Rouvrir la préparation », « Annuler l’entretien », « Restaurer l’entretien », « Signer l’entretien ») sont des traductions proposées et doivent être vérifiées contre l’interface produit réelle en français avant publication.
Ce qui arrive aux participants n’ayant pas terminé
Lorsqu’un entretien est avancé manuellement avant que tout le monde ait terminé, voici ce qui arrive à ceux qui n’ont pas fini.
Ils perdent la possibilité de terminer
Une fois l’étape close, les participants n’ayant pas terminé :
Ne voient plus les boutons d’action pour cette étape
Ne peuvent plus soumettre de réponse tardive
Ne reçoivent plus de rappels concernant cette étape
Exemple : si un entretien passe de l’étape de retours à l’étape d’entretien, les personnes n’ayant pas soumis leur avis ne peuvent plus le faire.
Leur statut incomplet est enregistré
Le système garde une trace du fait qu’ils n’ont pas terminé :
Le compteur d’achèvement reflète la réalité (« 4 sur 5 » et non « 5 sur 5 »)
Leur nom apparaît sans la pastille verte
Les superviseurs d’entretien peuvent voir qui n’a pas participé
Cela crée une trace vérifiable montrant un achèvement partiel.
L’entretien continue sans leur contribution
L’entretien se poursuit avec ce qui a été recueilli :
Les participants à l’entretien ne voient que les retours qui ont été soumis
Le rédacteur du compte rendu écrit le résumé en fonction des informations disponibles
L’entretien avance en tenant compte des éléments manquants
📌 Remarque : vous ne pouvez pas revenir en arrière pour ajouter leur contribution après coup, sauf si un superviseur d’entretien rouvre l’étape. Voir Rouvrir une étape précédente ci-dessous.
Ils peuvent tout de même participer aux étapes suivantes
Ne pas avoir terminé une étape ne les exclut pas des étapes suivantes :
Une personne n’ayant pas soumis son avis peut tout de même participer à l’entretien
Une personne n’ayant pas préparé peut tout de même assister à l’entretien
Une personne ayant manqué les premières étapes peut tout de même signer à la fin
Chaque étape est indépendante.
Rouvrir une étape précédente
Il arrive que vous ayez besoin de revenir en arrière. Peut-être qu’un retour a été soumis avec des erreurs, qu’un participant souhaite modifier sa réponse, ou que l’entretien a été terminé alors qu’une correction est nécessaire. Les superviseurs d’entretien peuvent rouvrir n’importe quelle étape précédente.
Quand rouvrir une étape
Rouvrez une étape lorsque :
Un participant a soumis une information incorrecte et doit la corriger
Vous avez oublié d’inclure quelqu’un et devez recueillir sa contribution à une étape antérieure
L’entretien a été terminé mais des modifications sont nécessaires
Un participant demande des modifications de ce qu’il a soumis
Un entretien a avancé par erreur et vous devez revenir en arrière
Cela fonctionne pour les entretiens en cours, terminés ou annulés.
Comment rouvrir une étape
Ouvrez l’entretien que vous devez modifier.
Repérez l’étape que vous voulez rouvrir dans le panneau de gauche.
Cliquez sur l’étape.
Cliquez sur le menu à trois points (⋮) à droite de l’étape.
Sélectionnez l’option de réouverture (par exemple, Rouvrir les retours ou Rouvrir la préparation).
L’entretien revient à cette étape.
📌 Remarque : seuls les superviseurs d’entretien peuvent rouvrir des étapes. Les participants ne peuvent pas le faire eux-mêmes.
Ce qui se passe lorsque vous rouvrez une étape
Lorsque vous rouvrez une étape :
L’entretien revient à cette étape. Toutes les étapes suivantes repassent au statut « non commencé » et devront être terminées à nouveau.
Tout le contenu existant est conservé. Rien de ce qui a été produit précédemment n’est supprimé, les retours, notes de préparation, résumés et signatures restent tous disponibles.
Les participants peuvent apporter des modifications. Les personnes qui participent à l’étape rouverte peuvent accéder à ce qu’elles ont soumis, le consulter et le modifier si nécessaire.
Les étapes suivantes doivent être terminées à nouveau. Une fois l’étape rouverte terminée, les participants doivent repasser par toutes les étapes suivantes. Ils n’ont pas besoin de tout refaire depuis le début, leurs soumissions précédentes sont toujours disponibles, mais ils doivent activement les valider et les soumettre à nouveau.
Pourquoi les participants doivent terminer à nouveau les étapes suivantes
Si quelqu’un a rédigé un résumé d’entretien sur la base de retours spécifiques, et que ces retours ont ensuite été modifiés, le résumé pourrait ne plus être exact. En demandant aux participants de repasser par les étapes suivantes, vous vous assurez qu’ils sont informés des modifications et peuvent vérifier que leur travail reflète toujours le contenu mis à jour.
Les participants n’ont pas besoin de tout réécrire. Ils peuvent consulter ce qu’ils ont précédemment soumis, confirmer que c’est toujours exact, et le soumettre à nouveau. Mais ils doivent le faire activement, afin qu’aucune modification ne soit apportée sans qu’ils en aient connaissance.
⚠️ Important : rouvrir une étape signifie que toutes les étapes suivantes devront être terminées à nouveau. Vérifiez que la modification est suffisamment importante pour justifier cette démarche avant de rouvrir une étape.
Annuler un entretien
Si un entretien ne doit pas se poursuivre, par exemple parce que l’employé a quitté l’entreprise, que l’entretien n’est plus pertinent, ou qu’un problème important s’est produit, vous pouvez l’annuler plutôt que de le laisser en attente indéfiniment.
Comment annuler un entretien
Accédez à l’entretien que vous voulez annuler.
Cliquez sur le menu à trois points (⋮).
Sélectionnez Annuler l’entretien.
Indiquez un motif d’annulation. Cette information est obligatoire et assure la traçabilité.
Confirmez l’annulation.
Ce qui se passe lorsque vous annulez
Le statut de l’entretien passe à « Annulé »
Les participants ne peuvent plus apporter de contribution
Tout le contenu produit jusqu’alors est conservé (retours, notes, résumés)
Le motif d’annulation est visible par les superviseurs d’entretien
Les étapes attendues qui n’avaient pas été terminées ne seront pas disponibles
Restaurer un entretien annulé
Si vous avez annulé un entretien par erreur ou changé d’avis, vous pouvez le restaurer.
Accédez à l’entretien annulé.
Cliquez sur le menu à trois points (⋮).
Sélectionnez Restaurer l’entretien.
L’entretien revient à son état précédent.
L’entretien reprend là où il en était avant l’annulation. Les participants peuvent poursuivre leur travail.
💡 Astuce : annuler est différent de supprimer. L’annulation conserve toutes les données et marque l’entretien comme terminé avec un motif. La suppression retire définitivement toutes les données. Utilisez l’annulation lorsque vous voulez arrêter l’entretien tout en conservant une trace de ce qui s’est passé.
Questions fréquentes
Puis-je faire avancer un seul entretien à l’étape suivante tandis que les autres restent en attente ?
Puis-je faire avancer un seul entretien à l’étape suivante tandis que les autres restent en attente ?
Oui. Chaque entretien progresse indépendamment, que ce soit automatiquement ou par passage manuel. Vous pouvez faire avancer certains entretiens tout en laissant les autres à des étapes antérieures selon leur statut d’achèvement individuel.
Dois-je faire avancer les entretiens manuellement ?
Dois-je faire avancer les entretiens manuellement ?
Non. Les entretiens avancent automatiquement dès que toutes les actions requises d’une étape sont terminées. Le passage manuel ne sert que pour les exceptions, par exemple une personne en congé qui ne terminera probablement pas.
Que faire si j’ai avancé par erreur ?
Que faire si j’ai avancé par erreur ?
Vous pouvez rouvrir l’étape précédente. Cliquez sur le menu à trois points près de l’étape que vous voulez rouvrir et sélectionnez l’option de réouverture. N’oubliez pas que rouvrir une étape signifie que toutes les étapes suivantes devront être terminées à nouveau.
Les participants peuvent-ils terminer leur part après qu’une étape a avancé ?
Les participants peuvent-ils terminer leur part après qu’une étape a avancé ?
Pas automatiquement. Une fois qu’une étape est close, qu’elle se soit close automatiquement ou par passage manuel, elle est terminée. Cependant, un superviseur d’entretien peut rouvrir l’étape précédente si nécessaire. Une fois rouverte, tous les participants de cette étape peuvent compléter ou mettre à jour leur contribution. Une fois l’étape rouverte terminée, toutes les étapes suivantes doivent être terminées à nouveau.
Les participants sont-ils notifiés lorsqu’un entretien passe à l’étape suivante ?
Les participants sont-ils notifiés lorsqu’un entretien passe à l’étape suivante ?
Les participants de la nouvelle étape reçoivent une notification. Les participants de l’étape précédente qui n’ont pas terminé ne reçoivent pas de notification indiquant que l’étape est close (sauf si vous en envoyez une manuellement).
Que faire si quelqu’un a une excuse légitime pour ne pas avoir terminé ?
Que faire si quelqu’un a une excuse légitime pour ne pas avoir terminé ?
Si la personne a une bonne raison (congé médical, urgence familiale), notez-le dans l’entretien. Vous ne pouvez pas ajouter sa contribution à une étape close sans la rouvrir, mais vous pouvez mentionner les circonstances dans le résumé de l’entretien.
Quel délai respecter entre deux rappels ?
Quel délai respecter entre deux rappels ?
2 à 3 jours est une fréquence habituelle. Envoyez un rappel, attendez quelques jours pour voir si les personnes terminent, puis envoyez-en un autre. Évitez les rappels quotidiens, cela devient excessif.