Souvent, il est nécessaire de recueillir des informations importantes avant le premier jour d’un nouvel employé.
Vous pouvez accorder l’accès aux Journeys de pré-onboarding à vos futurs collaborateurs en utilisant leur adresse e-mail personnelle. Cela leur permet de mettre à jour leur profil ou de télécharger des documents sans pour autant obtenir un accès complet à l’application Tellent HR.
C’est un moyen sûr de prendre de l’avance tout en préservant la confidentialité de l’organigramme et des données de votre entreprise.
📌 Remarque : Parcourez la collection Journeys pour vous familiariser avec toutes les fonctionnalités.
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Bon à savoir pour les administrateurs
Lorsque vous configurez un nouveau Journey, vous pouvez activer l’option Accès avec l’e-mail personnel.
Aucune invitation à l'application n'est requise : les nouvelles recrues peuvent mettre à jour leurs informations et télécharger des documents de façon sécurisée, avant d’être officiellement ajoutées à l’application.
Les invitations sont envoyées automatiquement : une fois le Journey publié, l’employé recevra une invitation par e-mail à son adresse personnelle.
Si une ou plusieurs étapes n’ont pas de date de début, l’invitation est envoyée immédiatement.
Si toutes les étapes ont des dates de début, l’invitation est envoyée à la date de début la plus proche.
Connexion sécurisée : les utilisateurs se connectent à l’aide d’un code à usage unique envoyé directement à leur adresse e-mail personnelle.
Déconnexion automatique : pour plus de sécurité, les utilisateurs sont déconnectés après 7 minutes d’inactivité.
Sessions d’une heure : les codes de connexion expirent après 1 heure. Si l’employé est toujours en train de travailler à l’expiration du code, il sera déconnecté et devra générer un nouveau code pour continuer.
Branding personnalisé : vous pouvez personnaliser l’écran d’accueil aux couleurs de votre entreprise en accédant à Paramètres > Général > Couleur de la marque de l’entreprise.
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Que verra l’employé ?
Les nouvelles recrues peuvent facilement se connecter et commencer leurs tâches immédiatement.
1. Invitation par e-mail
L’employé reçoit une invitation par e-mail à son adresse de messagerie personnelle, avec un lien pour commencer le Journey.
2. Écran d’accueil
Lorsqu’il clique sur le lien d’invitation, l’employé est dirigé vers une page d’accueil personnalisée.
3. Code d’authentification
Pour se connecter, l’employé doit cliquer sur Obtenir le code. Il recevra un code unique à usage unique sur son e-mail personnel.
4. Accès limité
Une fois connecté, l’employé peut voir toutes les tâches du Journey, mais ne peut accomplir que celles qui lui sont assignées.
5. Suivi de la progression
Les employés peuvent suivre leur progression en pourcentage et voir exactement combien de tâches il leur reste à accomplir.
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