📌 Remarque : Les types d’absence disponibles et le circuit de validation sont directement liés aux aspects suivants :
Politiques en matière d’absences : un utilisateur doit d’abord être assigné à une Politique en matière d’absence. Cette politique dicte quels types d’absence (par exemple, congés payés, congés de maladie, etc.) sont disponibles pour les utilisateurs et définit les conditions pour les demander.
Processus de validation : les processus de validation définissent les circuits d’approbation et spécifient les personnes autorisées à créer des demandes de congés pour d’autres utilisateurs.
Les utilisateurs peuvent toujours créer des demandes de congés pour eux-mêmes.
Créer une demande de congés
Il existe plusieurs façons d’initier une demande de congés, selon que la demande soit en nom propre ou pour un autre employé.
Pour vous-même (en tant qu’employé)
Les employés peuvent créer une demande pour eux-mêmes en utilisant l’un des cinq points d’entrée suivants :
Cliquez sur le bouton Plus (➕) dans la barre supérieure sur ordinateur ou la barre inférieure sur mobile, puis sélectionnez Demande de congés.
Utilisez le widget Demander un congé sur le Tableau de bord et sélectionnez le type d’absence souhaité pour ouvrir le panneau latéral de demande.
Accédez à la vue Mes congés (via Congés dans le menu principal) et appuyez sur Demander un congé à côté du type d’absence approprié.
Dans la section Congés de votre Profil d’employé, appuyez sur Demander un congé à côté du type d’absence approprié.
Ouvrez la vue Chronologie de l’agenda et sélectionnez le jour de début de votre demande.
Pour autrui (en tant que Responsable, Approbateur ou Administrateur)
Si vous disposez des autorisations appropriées (définies par les Processus de validation), vous pouvez créer des demandes pour d’autres utilisateurs via l’une des deux méthodes principales :
Accédez à la vue Congés > Demandes et cliquez sur le bouton Ajouter une demande.
Accédez à la section Congés dans le Profil d’un employé, puis appuyez sur Demander un congé à côté du type d’absence approprié.
Détails du formulaire de demande
Une fois la demande initiée, un panneau latéral apparaîtra avec un formulaire vous invitant à renseigner les détails :
Champ | Description | Notes |
Employé | L’utilisateur concerné par la demande. | Ce champ n’apparaît que si vous avez l’autorisation de créer des demandes de congés pour d’autres utilisateurs. |
Type d’absence | Le type de congé demandé. | La liste disponible correspond à la Politique en matière d’absence assignée à l’employé. |
Période de congé | La date de début et de fin de la demande. |
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Paramètres de demi-journée | Options pour indiquer si l’un des jours concernés par la demande compte seulement une matinée ou un après-midi. |
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Note | Un commentaire facultatif pour accompagner la demande. |
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Pièce jointe | Un fichier facultatif pouvant être ajouté à la demande. | Par exemple, un certificat médical pour un congé de maladie. |
Une fois les informations requises fournies, une infobox s’affiche pour vous informer clairement du nombre de jours qui seront déduits, et de quel quota annuel.
Pour finaliser et soumettre la demande, appuyez sur Soumettre la demande.
Approuver et valider les demandes
Les demandes soumises suivent les règles définies dans les Processus de validation.
Le processus d’approbation
Un Approbateur est un utilisateur désigné dans les processus de validation comme chargé d’approuver les demandes envoyées par d’autres utilisateurs. Par défaut, si aucun processus de validation personnalisé n’est établi, l’approbateur est le responsable direct de l’employé demandeur.
L’Approbateur recevra une notification par e-mail et dans la messagerie intégrée, sur le tableau de bord de l’application, l’invitant à accepter ou refuser la demande.
Approbation automatique : selon les paramètres de la Politique en matière d’absence, l’approbation automatique peut être activée pour certains types de congés. Dans ce cas, l’approbateur sera tout de même informé de la demande, mais ne sera pas invité à prendre une décision, la demande étant instantanément approuvée.
Commentaires concernant la décision : il est possible d’ajouter un commentaire complémentaire pour chaque décision (demande acceptée, refusée ou annulée).
Annuler une demande
Une demande de congés peut également être annulée par le demandeur initial ou par un approbateur.
Où trouver les demandes en attente
Toutes les demandes pour lesquelles un utilisateur spécifique doit prendre une décision sont affichées sur le Tableau de bord (dans la Messagerie pour la version mobile).
De plus, les Administrateurs et les supérieurs hiérarchiques dans l’organigramme peuvent visualiser et, facultativement, approuver les demandes en attente aux endroits suivants :
Vue Congés > Demandes.
Vue Congés dans le profil de l’employé.
Vue Agenda (sous les jours de congé demandés).