Ben je het zat om stapels papieren bonnetjes te verwerken? Met de functie Onkosten kun je zowel bedrijfskosten als onkosten van werknemers eenvoudig digitaal verzamelen en beheren. Zodra je een onkostendeclaratie indient, kan deze door de juiste goedkeurder worden gevalideerd voor terugbetaling. Van reizen en teamlunches tot secret santa en kantoormateriaal, je kunt alles op één plek volgen en indienen, wat het hele terugbetalingsproces vereenvoudigt.
Een onkostencategorie aanmaken
Onkostencategorieën helpen je om je uitgaven te organiseren en te groeperen. Je kunt een categorie selecteren wanneer je een onkostendeclaratie indient en deze vervolgens gebruiken om je onkosten snel te filteren voordat je ze exporteert.
Ga naar Instellingen > Onkosten.
Klik op + Categorie toevoegen en voer een unieke naam in voor je nieuwe onkostencategorie.
Klik op Toevoegen om de categorie op te slaan.
⚠️ Belangrijk: het verwijderen of bewerken van een categorie heeft invloed op alle onkosten die aan die categorie zijn gekoppeld.
Mijn onkosten
Een onkostendeclaratie indienen
Ga in je linkermenu naar Onkosten > Mijn onkosten.
Klik op Nieuwe onkostendeclaratie en vul de velden in.
Klik op Onkostendeclaratie toevoegen om deze in te dienen. Er wordt automatisch een melding gestuurd naar je goedkeurder.
Wanneer je een nieuwe onkostendeclaratie indient, moet je verschillende velden invullen:
Leverancier: de naam van het bedrijf of de persoon aan wie je hebt betaald (bijv. een restaurant of transportbedrijf).
Categorie: selecteer de categorie die het best bij je onkostensoort past. Deze categorieën kunnen door je administrator worden ingesteld.
Aankoopdatum: de datum waarop de uitgave heeft plaatsgevonden.
Totaalbedrag: het totale bedrag van de onkosten.
Btw-bedrag: de absolute waarde van de belasting.
Terugbetaalbare uitgave: vink dit vakje aan als je verwacht dat deze onkosten worden terugbetaald.
Beschrijving: gebruik dit veld om eventuele extra informatie toe te voegen.
Bijlage: voeg het bonnetje of de factuur toe die bij de onkostendeclaratie hoort.
Het goedkeuringsproces begrijpen
In de sectie Goedkeurders zie je wie verantwoordelijk is voor het valideren van je declaraties. Nadat je een onkostendeclaratie hebt ingediend, ontvangt je goedkeurder (bijv. je administrator of manager) een melding. Je goedkeurder kan de declaratie vervolgens valideren, afwijzen of markeren als terugbetaald.
Waarom kan ik (admin) een onkostendeclaratie niet als terugbetaald markeren?
Waarom kan ik (admin) een onkostendeclaratie niet als terugbetaald markeren?
Als het goedkeuringsproces in twee stappen ingeschakeld is, kun je de onkostendeclaratie mogelijk niet als terugbetaald markeren. In dat geval heeft je declaratie waarschijnlijk alleen de eerste goedkeuringsstap doorlopen, terwijl de tweede nog in behandeling is. Zolang beide stappen niet zijn afgerond, zal het systeem je niet toestaan de onkosten als terugbetaald te markeren. Om dit op te lossen, controleer je de instellingen van je goedkeuringsflow en verifieer je de huidige goedkeuringsstatus van het verzoek.
📌 Opmerking: leer hoe je een goedkeuringsflow voor onkosten instelt in Hoe maak je goedkeuringsflows aan.
Alle onkosten
Op het tabblad Alle onkosten kunnen administrators en managers alle onkostendeclaraties van hun team bekijken op één centrale plek. Toegang tot dit tabblad wordt bepaald door je gebruikerstoegangsniveau.
📌 Opmerking: lees meer over "toegangsniveaus" in Gebruikersrollen en toegangsniveaus.
Onkosten exporteren
Je kunt de filters gebruiken om de lijst met onkosten te verfijnen voordat je deze exporteert. Wanneer je gegevens exporteert, wordt er een CSV-bestand naar je computer gedownload. Je kunt dit bestand vervolgens openen met een spreadsheetprogramma zoals Excel.
