Er zijn twee verschillende documentruimten: Bedrijfsdocumenten en werknemersdocumenten Als je weet wat het verschil is, kun je je bestanden beter organiseren en zorgen dat iedereen de juiste toegang heeft.
Bedrijfsdocumenten: Sla documenten op die van toepassing zijn op de hele organisatie of specifieke groepen, zoals beleidsdocumenten, richtlijnen of bestanden rond compliance.
Werknemersdocumenten: Sla persoonlijke bestanden die betrekking hebben op individuele werknemers, zoals contracten, certificaten of functioneringsgesprekken.
Best practices:
Bedrijfsdocumenten zijn ideaal voor bestanden die voor de hele organisatie of voor specifieke teams toegankelijk moeten zijn. Voorbeelden:
Beleid en procedures: Handboek voor werknemers, gedragscode, IT-gebruiksbeleid.
Compliance-documenten: Gezondheids- en veiligheidsvoorschriften, AVG of andere wettelijke richtlijnen.
Templates en formulieren: Onkostenformulieren, formulieren voor verlofaanvragen, onboarding-checklists.
Aankondigingen en richtlijnen: Bedrijfsupdates, interne nieuwsbrieven, trainingsmateriaal.
Deze documenten zorgen voor consistentie, centraliseren belangrijke informatie en maken het eenvoudig voor werknemers om altijd de nieuwste versies terug te vinden.
Een nieuwe map maken
Ga naar instellingen → HR (beheren) → Bedrijfsgegevens → Documenten en klik vervolgens op + Map toevoegen.
Voer een duidelijke naam in voor de map en kies een icoon. Het toevoegen van een beschrijving is optioneel. Klik op Toevoegen en doorgaan om verder te gaan.
Pas de velden aan en herschik ze naar wens. Als je tevreden bent, klik je op Volgende stap.
Stel het juiste toegangsniveau in en pas aan hoe de map moet worden weergegeven, met bijvoorbeeld welke kolommen zichtbaar zijn. Klik op Configuratie opslaan om de setup van je map af te ronden. Je nieuwe map is nu klaar voor gebruik.
Een document uploaden in een map
Zodra je een map hebt aangemaakt, kun je documenten gaan uploaden.
Ga naar Bedrijf → Documentenen klik vervolgens op de map waaraan je het document wilt toevoegen.
Klik op + Toevoegen → Enkel document of Bulk-upload.
Enkel document
Wanneer je het proces start om een document toe te voegen, verschijnt er een menu aan de rechterkant van je scherm.
Selecteer het document van je keuze.
(optioneel) Voeg een beschrijving toe om context of belangrijke details over het document te geven.
Vul vervolgens alle overige aangepaste velden voor de betreffende map in.
Klik op Document toevoegen om de upload af te ronden.
Uploaden in bulk
Wanneer je het proces start om een document toe te voegen, verschijnt er een menu aan de rechterkant van je scherm.
Selecteer het document van je keuze.
(optioneel) Pagina's splitsen in afzonderlijke documenten
Schakel deze optie in als je meerdere documenten in één bestand hebt opgeslagen. Deze functie zal elke pagina automatisch splitsen en ze uploaden als afzonderlijke items.
Klik op Bestanden uploaden om verder te gaan.
Vervolgens wordt je gevraagd elk document te bekijken en details toe te voegen.
Gebruik de pijlen (<) (>) om het document te doorlopen.
Gebruik de (-) en (+) knoppen of de zoom-regelaar om in- of uit te zoomen.
(optioneel) Als je het toevoegen van een beschrijving wilt overslaan, selecteer dan Velden invullen overslaan voor dit item.
(optioneel) Voeg een beschrijving van het bestand toe.
Klik op Uploaden en doorgaan om de details op te slaan en naar het volgende bestand te gaan.
Of klik op de knop Upload annuleren in de rechterbovenhoek als je de upload wilt annuleren.
Nadat je het proces voor alle documenten hebt voltooid, zie je een samenvatting van je geüploade documenten en hun statussen: geslaagd, mislukt of geannuleerd. Klik onderaan op Voltooien om het proces af te ronden.
Toelichting op de statussen
Toelichting op de statussen
Geslaagd
Het document is succesvol geüpload naar de server en toegevoegd aan de gekozen map.
Mislukt
Er is een fout opgetreden tijdens het uploadproces. Dit betekent meestal dat het document niet naar de server kon worden verstuurd, bijvoorbeeld door een onderbroken internetverbinding.
Geannuleerd
Deze status verschijnt wanneer het document niet is afgerond of niet beschikbaar is. Het kan in twee situaties voorkomen:Actie door gebruiker: De upload is handmatig geannuleerd door de gebruiker (bijv. door op het prullenbak-icoon naast de documentnaam te klikken) tijdens het invullen van de gegevens.
Toegang beperkt: Het document is niet meer toegankelijk omdat het is verwijderd uit de documentenmap of de toegangsrechten van de gebruiker zijn gewijzigd.
📌 Let op: Als je geen administrator of accounteigenaar bent, kun je niet zien of het document is verwijderd of dat je geen toegang hebt.
Administrators en eigenaren behouden altijd toegang tot hun documenten, dus voor hen geeft deze status aan dat het document is verwijderd.
Geüploade documenten bekijken
De documenten die geüpload zijn, zijn toegankelijk voor je werknemers onder Bedrijf → Documenten. De zichtbaarheid van elk document is afhankelijk van het toegangsniveau dat voor de map is ingesteld toen deze werd gemaakt, zie Een nieuwe map maken.
Instellingen
Open een map door te gaan naar Instellingen → HR (Manage) → Bedrijfsgegevens → Documenten. Vanaf hier kun je de volgende acties uitvoeren:
Velden
Een nieuw veld toevoegen
Velden herschikken
Veldnamen bewerken
Verplichte velden instellen
Een veld dupliceren
Een veld archiveren
Documenten
Alle geüploade documenten in de map bekijken
Een nieuw document uploaden
Een document bewerken
Documenten downloaden als een ZIP-bestand
Een lijst van alle documenten in de map exporteren als een CSV-bestand naar je desktop
Een document naar een andere map kopiëren
Een document verwijderen
Opties en toegang
In deze sectie kun je aanpassen hoe werknemers met documenten in de map kunnen werken en hoe de inhoud wordt weergegeven.Opmerkingen: Je kan de mogelijkheid voor gebruikers om opmerkingen over documenten toe te voegen in- of uitschakelen.
Toegang / aangepaste toegangsniveaus: Stel in wie de bestanden kan bekijken en bewerken met gedefinieerde rollen of creëer aangepaste toegangsniveaus.
Weergave en tabelkolommen: Pas de lay-out van de map en de zichtbare gegevenskolommen aan.
Beheren
Pas de naam, beschrijving en het icoon van de map aan of archiveer de map.
