Het verlofbeleid bevat duidelijke regels voor hoe werknemers verlof kunnen aanvragen, laten goedkeuren en gebruiken. Ze helpen je bedrijf georganiseerd en compliant te houden, ongeacht hoeveel teams of regels je hebt.
Uitleg over verlofbeleid
Een verlofbeleid is een kader waarin verschillende soorten verlof worden gegroepeerd, zoals:
Vakantie
Ziekteverlof
Training
Werken op afstand
Je kunt aan elke werknemer slechts één beleid toewijzen. Dat beleid geeft hen toegang tot alle regels die erin zijn opgenomen.
💡 Tip: Verlofbeleid is niet alleen bedoeld voor afwezigheden. Je kunt het ook gebruiken voor activiteiten zoals training of werken op afstand.
Een verlofbeleid aanmaken
Ga naar Configuratie > Aanwezigheid en verlof > Verlofbeleid.
Klik op Eerste beleid aanmaken.
Voer een naam in voor het beleid en klik op Toevoegen.
Wat is een verlofregel?
Met een verlofregel kun je bepalen hoe een specifiek type afwezigheid binnen een beleid wordt beheerd, bijvoorbeeld hoeveel dagen je toekent en hoe deze worden bijgehouden.
Om een regel aan te maken, kies je eerst een verloftype, dat is de categorie waartoe de regel behoort (bijvoorbeeld vakantie, ziekteverlof, training, werken op afstand). Sommige types worden standaard door het systeem aangeboden, maar je kunt ook je eigen types aanmaken.
💡 Tip: Meer informatie over verloftypes vind je hier.
Uitleg over verlofregels
Om een verlofregel aan te maken:
Open het verlofbeleid waaraan je de regel wilt toevoegen.
Klik op Verlofregel toevoegen.
Kies het verloftype (bijv. vakantie, ziekteverlof, thuiswerken of een aangepast type).
Klik op Volgende stap om verder te gaan.
📌 Opmerking: Het type Compensatieverlof is uitsluitend bedoeld voor het verminderen van overuren. Werknemers kunnen alleen met dit type van hun overurenbalans opnemen.
Na deze stappen ga je verder naar de configuratie van de regel, waar je details instelt zoals toekenning, opbouwperiode en verrekenmodus.
Toewijzingsmethode
Bij het instellen van een verlofregel kies je hoe de verlofquota worden toegekend:
Onbeperkt - gebruikers kunnen een onbeperkt aantal verlofdagen opnemen.
Opbouw - de toekenning wordt berekend en toegekend op basis van opbouwregels.
Als je deze optie selecteert, verschijnen er extra configuratie-instellingen (zie hieronder).
📌 De toewijzingsmethoden kunnen later niet worden gewijzigd. Wil je ze aanpassen, dan moet je een nieuwe regel aanmaken.
Gebruiksperiode
De gebruiksperiode bepaalt hoe lang de opgebouwde verlofrechten actief blijven. Je kunt dit aanpassen via de optie Opbouwperiode.
Je kunt kiezen uit drie methoden:
Huidige opbouwperiode - de balans is geldig van 1 januari (N) tot 31 december (N). Elke toekenning is één jaar geldig.
Huidige + volgende opbouwperiode - de balans is geldig van 1 januari (N) tot 31 december (N+1). Elke balans blijft twee jaar geldig, zodat gebruikers zowel hun huidige saldo als het resterende saldo van het vorige jaar kunnen gebruiken.
💡 Tip: Wanneer een gebruiker verlof aanvraagt, zal het systeem altijd eerst dagen aftrekken van het oudste actieve saldo.
Volgende opbouwperiode - de balans is geldig van 1 januari (N+1) tot 31 december (N+1). De toekenning wordt opgebouwd tijdens het huidige jaar, maar kan pas in het volgende jaar worden gebruikt.
Opbouwfrequentie
Maandelijks verdiend → De toekenning wordt aan het einde van elke maand toegevoegd aan de balans van de gebruiker. Zo groeit de balans geleidelijk door het jaar heen in plaats van in één keer te worden toegekend.
Jaarlijks vooraf toegekend → Zodra de nieuwe balans actief wordt, krijgt de gebruiker onmiddellijk toegang tot de volledige jaarlijkse verlofbalans.
Opbouwperiode
Januari - december → De toekenning wordt elk jaar vernieuwd op 1 januari.
Juni - mei → De toekenning wordt elk jaar vernieuwd op 1 juni.
Aangepast → De toekenning wordt vernieuwd op de eerste dag van de maand die je selecteert onder Herberekeningsdatum.
Tellen als afwezigheid
Ingeschakeld → Het verlof wordt opgenomen in het aanwezigheidsrapport. Ideaal voor afwezigheden zoals ziekteverlof of vakantie.
Uitgeschakeld → Het verlof wordt niet opgenomen in het aanwezigheidsrapport. Je kunt deze het beste gebruiken voor gevallen zoals werken op afstand.
Verrekenmodus
Gebaseerd op werkrooster → Verlofdagen worden bepaald aan de hand van het individuele werkrooster van de gebruiker. Voor de meeste roosters worden zaterdagen en zondagen niet meegerekend als opgenomen dagen.
💡 Voorbeeld: Als het werkrooster van een gebruiker uit slechts 3 dagen per week bestaat en die persoon een hele week vrij neemt, worden er slechts 3 dagen afgetrokken van de balans.
Maandag tot vrijdag - zaterdagen en zondagen worden altijd beschouwd als vrije dagen en niet verrekend.
Maandag tot zaterdag - zondagen worden beschouwd als vrije dag en niet verrekend.
Opbouw aantal dagen
Stel in hoeveel verlof elke gebruiker per jaar krijgt.
Automatische goedkeuring
Kies of verlofaanvragen:
Automatisch worden goedgekeurd
Ter goedkeuring naar de manager worden gestuurd
Wekelijkse limiet
Beperk een verloftype met een wekelijkse limiet die elke maandag opnieuw wordt ingesteld.
💡 Tip: Gebruik dit om te beperken hoeveel dagen een werknemer op afstand per week kan werken.
Pro rata bij indiensttreding
Pas de toekenning voor het eerste jaar aan op basis van de startdatum van de werknemer.
Een nieuwe werknemer ontvangt alleen verlof voor het deel van het jaar waarin hij of zij in dienst is.
De startdatum van het dienstverband wordt ingesteld in de profielgegevens van de gebruiker.
💡 Voorbeeld: als het veld Startdatum dienstverband in de profielgegevens van de gebruiker is ingesteld op 1 juli, ontvangt de gebruiker slechts 50% van de jaarlijkse toekenning.
Pro rata bij uitdiensttreding
Pas de toekenning voor het laatste jaar aan op basis van de einddatum van de werknemer.
Als een gebruiker halverwege het jaar vertrekt, ontvangt hij of zij alleen verlof voor de maanden die zijn gewerkt.
De einddatum van het dienstverband wordt ingesteld in de profielgegevens van de gebruiker.
💡 Voorbeeld: Als het veld Einddatum dienstverband in de profielgegevens van de gebruiker is ingesteld op 1 september, ontvangt de gebruiker slechts 75% van de jaarlijkse toekenning.
Afronding van pro rata
Kies hoe het systeem pro rata-toekenningen afrondt:
Geen afronding - behoudt de exacte waarde (bijv. 13,3 dagen).
Het dichtstbijzijnde halve getal - rondt af op 0,5 (bijv. 1,3 → 1,5, 1,7 → 2).
Dichtstbijzijnde gehele getal - rondt af naar de dichtstbijzijnde dag (bijv. 13,49 → 13, 13,5 → 14).
Overdracht
Bepaal of gebruikers niet-opgenomen dagen mogen meenemen naar de volgende opbouwperiode:
Overdrachtslimiet - stel het maximumaantal dagen in dat mag worden meegenomen.
Vervaldatum - als dit is ingeschakeld, verlopen overgedragen dagen volgens jouw regels. Als ze zijn uitgeschakeld, verlopen ze nooit.
💡 Voorbeeld: Als de overdrachtslimiet is ingesteld op 5 dagen en een gebruiker heeft 8 niet-opgenomen dagen, worden er slechts 5 dagen meegenomen naar het volgende jaar.
Toewijzen
Nadat je alle verlofregels hebt gemaakt, kun je gebruikers aan het verlofbeleid toewijzen. Dit kun je beheren in het tabblad Toegewezen, waar je op elk moment gebruikers kunt toevoegen of verwijderen uit het beleid.
⚠️ Waarschuwing:
Door een gebruiker opnieuw toe te wijzen, worden alle geplande, lopende en lopende aanvragen uit het vorige beleid geannuleerd. Aanvragen uit het verleden blijven ongewijzigd en balansen worden gemarkeerd als gearchiveerd.
Het verwijderen van een gebruiker heeft hetzelfde effect: geplande, lopende en openstaande aanvragen worden geannuleerd, eerdere aanvragen blijven ongewijzigd en balansen worden gearchiveerd.
Controleer dit nogmaals voordat je wijzigingen aanbrengt, aangezien deze acties niet ongedaan kunnen worden gemaakt.
Balansen
In dit tabblad kun je de verlof tegoeden van alle werknemers die aan het geselecteerde verlofbeleid zijn toegewezen bekijken en beheren.
💡 Tip: Lees hier hoe je de saldi kunt bekijken en beheren.
Beheer
In het tabblad Beheer kun je de naam van je verlofbeleid wijzigen of het beleid volledig verwijderen.
⚠️ Waarschuwing:
Als je een beleid verwijdert, worden alle daaraan toegewezen werknemers ontkoppeld.
Alle geplande, lopende en openstaande verlofaanvragen die aan dit beleid zijn gekoppeld, worden geannuleerd.
Aanvragen uit het verleden blijven in het systeem.
Verlofbalansen uit dit beleid blijven zichtbaar in het systeem, maar worden gemarkeerd als “Gearchiveerd”.