📌 Hinweis: Verfügbare Abwesenheitsarten und der Validierungsweg stehen in direktem Zusammenhang mit den folgenden Themen:
Abwesenheitsregelungen: Einem*Einer Nutzenden muss zuerst eine Abwesenheitsregelung zugewiesen werden. Diese Richtlinie legt fest, welche Abwesenheitsarten (z. B. Urlaub, Krank usw.) für den*die Nutzende verfügbar sind, und umreißt die Bedingungen für deren Beantragung.
Genehmigungsabläufe: Der Weg für die Genehmigung und wer die Berechtigung hat, Abwesenheitsanträge für andere Nutzende zu erstellen, werden durch Genehmigungsabläufe definiert.
Nutzende können immer Abwesenheitsanträge für sich selbst erstellen.
Abwesenheitsantrag erstellen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Abwesenheitsantrag zu stellen, je nachdem, ob du Abwesenheit für dich selbst oder für eine*n andere*n Mitarbeitende*n beantragst.
Für dich selbst (als Mitarbeitende*r)
Mitarbeitende können einen Antrag für sich selbst über einen der folgenden fünf Punkte erstellen:
Klicke auf den „Plus“-Button (➕) in der oberen Leiste auf dem Desktop oder der unteren Leiste auf dem Handy und wähle „Abwesenheit beantragen“.
Verwende das Widget „Abwesenheit beantragen“ auf dem Dashboard und wähle die gewünschte Abwesenheitsart, um das Antragsfenster zu öffnen.
Gehe zur Ansicht „Meine Abwesenheiten“ (über Abwesenheit im Hauptmenü) und drücke „+ Abwesenheit beantragen“ neben der gewünschten Abwesenheitsart.
Im Abschnitt „Abwesenheit“ deines Mitarbeiterprofils drücke „+ Abwesenheit beantragen“ neben der gewünschten Abwesenheitsart.
Öffne im Kalender die Timeline-Ansicht und wähle den spezifischen Tag aus, an dem der Antrag beginnen soll.
Für andere (als Manager*in, Genehmigende*r oder Administrator*in)
Wenn du über die entsprechenden Berechtigungen verfügst (definiert durch Genehmigungsabläufe), kannst du Anträge für andere Nutzende über zwei Hauptmethoden erstellen:
Gehe zur Ansicht Abwesenheit > Anträge und klicke auf den Button + Antrag hinzufügen.
Greife auf den Abschnitt Abwesenheit im Profil eines*einer Mitarbeitenden zu und drücke Abwesenheit beantragen neben einer gewünschten Abwesenheitsart.
Details des Antragsformulars
Sobald du loslegst, erscheint ein seitliches Fenster mit einem Formular, in dem du die Antragsdetails angeben musst:
Feld | Beschreibung | Anmerkungen |
Mitarbeiter | Der*Die Nutzende, für den*die der Antrag gestellt wird. | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn du die Berechtigung hast, Abwesenheitsanträge für andere Nutzende zu erstellen. |
Arten | Die Art der beantragten Abwesenheit. | Die verfügbare Liste entspricht der dem*der Mitarbeitenden zugeordneten Abwesenheitsregelung. |
Abwesenheitstage | Das Start- und Enddatum des Antrags. |
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Halbtagseinstellungen | Optionen, um anzugeben, ob einer der Antragstage nur ein Vormittag oder ein Nachmittag ist. |
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Kommentar | Ein optionaler Kommentar zum Antrag. |
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Anhang | Eine Datei, die optional dem Antrag hinzugefügt werden kann. | Z. B. eine ärztliche Bescheinigung für eine Krankschreibung. |
Sobald die erforderlichen Informationen bereitgestellt wurden, wird eine Infobox angezeigt, die dich klar darüber informiert, wie viele Tage von welchem Anspruch abgezogen werden.
Um den Antrag abzuschließen und einzureichen, drücke Speichern.
Anträge genehmigen und bestätigen
Eingereichte Anträge werden gemäß den Genehmigungsabläufen definierten Regeln bearbeitet.
Der Genehmigungsprozess
Ein*e Genehmigende*r ist ein*e Nutzende*r, der*die durch Genehmigungsabläufe als die Person bestimmt wurde, die für die Genehmigung von Anträgen von anderen Nutzenden verantwortlich ist. Standardmäßig, wenn keine benutzerdefinierten Genehmigungsabläufe eingerichtet sind, ist der*die Genehmigende der*die direkte Manager*in eines*einer bestimmten Mitarbeitenden.
Ein*e Genehmigende*r erhält eine E-Mail-Benachrichtigung und einen In-App-Posteingangseintrag im Dashboard, der ihn*sie auffordert, den Antrag entweder anzunehmen oder abzulehnen.
Automatische Genehmigung: Beachte, dass basierend auf den Einstellungen der Abwesenheitsregelungen einige Abwesenheitsarten möglicherweise die Option automatische Genehmigung ausgewählt haben. In diesem Fall wird der*die Genehmigende nur über den Antrag benachrichtigt und nicht aufgefordert, eine Entscheidung zu treffen, da der Antrag sofort genehmigt wird.
Entscheidungskommentare: Es ist möglich, für jede Entscheidung einen zusätzlichen Kommentar hinzuzufügen (annehmen, ablehnen oder stornieren).
Antrag stornieren
Ein Abwesenheitsantrag kann entweder von dem*der ursprünglichen Antragsteller*in oder einem*einer Genehmigenden storniert werden.
Wo findet man ausstehende Anträge?
Alle Anträge, über die ein*e bestimmte*r Nutzende eine Entscheidung treffen soll, werden auf dem Dashboard (oder dem Posteingang in der mobilen Version) angezeigt.
Darüber hinaus können Administrator*innen und Manager*innen, die höher in der Organisationsstruktur stehen, ausstehende Anträge an folgenden Orten einsehen und optional genehmigen:
Links im Menü Abwesenheit > Anträge.
Unter Abwesenheit im Profil des*der Mitarbeitenden.
Im Kalender (unter den beantragten Abwesenheiten).