Welkom bij Tellent HR! Je bedrijf gebruikt dit nieuwe Human Resources Information System (HRIS) om alle werknemersgerelateerde taken en informatie te beheren.
Deze handleiding leidt je door de basisprincipes van het systeem, zodat je snel kunt beginnen.
1. Bekijk je dashboard
Je dashboard is je persoonlijke startpagina en is ontworpen om je een snel overzicht te geven van belangrijke informatie en openstaande taken. Het is onderverdeeld in verschillende secties zodat je makkelijk vindt wat je nodig hebt.
1a. To-do's en meldingen
Deze sectie is je commandocentrum. Hier zie je een overzicht van je belangrijkste taken, zoals openstaande verzoeken die je aandacht vereisen. Zo kun je bijvoorbeeld verlofaanvragen, ziekteverlof of trainingsdagen van je team rechtstreeks via je dashboard bekijken en goedkeuren. Je kunt deze meldingen ook via e-mail ontvangen.
1b. Verlof aanvragen
In deze sectie zie je de balansen van al je beschikbare verloftypes, zoals ingesteld in het beleid van je bedrijf. Om verlof aan te vragen klik je gewoon op het betreffende verloftype. Er wordt dan een menu aan de rechterkant geopend.
1c. Bedrijfsstructuur
Deze sectie geeft je een snel overzicht van jouw plek binnen de organisatiestructuur van het bedrijf. Hier vind je:
Je manager
Je directe ondergeschikten (de werknemers die aan jou rapporteren)
De groepen en afdelingen waaraan je bent toegewezen
Deze informatie helpt je om snel belangrijke contactpersonen te vinden en inzicht te krijgen in de structuur van je team.
1d. Digitale prikklok
De digitale prikklok helpt je om je werkuren eenvoudig bij te houden. Start en stop de tijdregistratie met de klok. De geregistreerde uren worden automatisch toegevoegd aan je urenstaten.
Je kunt ook een specifiek project selecteren en een notitie toevoegen om de activiteit te beschrijven, zodat er meer context is bij je geregistreerde tijd. De klok toont ook je resterende werktijd voor de dag.
1e. Afwezigheden
In deze sectie zie je in één oogopslag de afwezigheden voor elke dag binnen je team. Gebruik de navigatiepijlen bovenaan om te zien wie eerder afwezig was of om toekomstige afwezigheden te controleren.
1f. Evenementen en feestdagen
Deze sectie toont belangrijke bedrijfsevenementen en persoonlijke mijlpalen voor de komende 14 dagen. Zo blijf je snel op de hoogte van verjaardagen, werkjubilea, feestdagen en nieuwe collega's die van start gaan.
Teammanagers en administrators zien ook events gelinkt aan specifieke werknemers, zoals het einde van de proeftijd of de einddatum van het dienstverband.
📌 Opmerking: lees meer over het dashboard in Het dashboard gebruiken.
2. Controleer de agenda
De agenda is een handig hulpmiddel om een overzicht te krijgen van belangrijke gebeurtenissen en de beschikbaarheid van je team. Je kunt zien wie er deze week aanwezig is en welke mijlpalen eraan komen, zoals werkjubilea en verjaardagen.
Standaard toont de agenda een weergave van het hele bedrijf. Wil je je focussen op je eigen team, gebruik dan de filter om de weergave te beperken tot jouw afdeling of een specifieke groep. Je toegangsniveau bepaalt welke afdelingen en groepen je kunt bekijken.
Deze functie is vooral handig voor planning, omdat je snel kunt zien wie aanwezig of afwezig is. Het helpt je ook om op de hoogte te blijven van belangrijke teammijlpalen en evenementen.
📌 Opmerking: lees meer over de agenda in Gebruik en synchronisatie van de agenda.
3. Promoties en salariswijzigingen
Het salarisoverzicht is een waardevol hulpmiddel om geïnformeerde beslissingen te nemen over promoties en salarisaanpassingen. Gebruik de filters om de weergave te verfijnen en snel de gegevens te vinden die je nodig hebt.
📌 Opmerking: lees meer over salarissen in Salarissen.
4. Organigram
Het organigram biedt een visueel overzicht van de structuur van je team. Je kunt snel een specifieke persoon vinden met behulp van de zoekbalk in de rechterbovenhoek. Gebruik je muis of de werkbalk om in en uit te zoomen en de weergave aan te passen.
De werkbalk aan de rechterkant van het organigram biedt verschillende opties om je weergave aan te passen en door het schema te navigeren:
Inzoomen: bekijk een specifiek deel van het organigram van dichterbij.
Uitzoomen: ga verder uit om een groter deel van het organigram te zien.
Alles uitvouwen: bekijk de volledige organisatiestructuur.
Overschakelen naar verticale weergave: verander de oriëntatie van het organigram van horizontaal naar verticaal, of omgekeerd.
Diagramweergave aan scherm aanpassen: pas de weergave automatisch aan het formaat van je scherm aan.
Vind mij: lokaliseer snel je eigen positie in het organigram.
📌 Opmerking: lees meer over het organigram in Organigram.
5. Verlofbalansen
Als manager is het een goede gewoonte om regelmatig de verlofbalansen van je teamgenoten te controleren. Door hen aan te moedigen hun verlof voor het jaar op te nemen, help je burn-out voorkomen en bevorder je een gezonde werk-privébalans.
Wanneer je op de verlofbalans van een werknemer klikt, zie je een gedetailleerd overzicht van hun verlof:
Beleid: de naam van het beleid dat aan dit verlof is gekoppeld.
Verloftype: het specifieke type verlof dat is aangevraagd (bijv. vakantie, ziekteverlof).
Opbouwperiode: de periode waarin het verlof wordt opgebouwd.
Gebruiksperiode: de periode waarin het verlof kan worden opgenomen.
Aantal dagen: het totale aantal toegekende dagen voor dit type verlof.
Gebruikt: het aantal dagen dat al is opgenomen.
Balans: het totale aantal resterende verlofdagen.
Aanvragen: eventuele lopende of goedgekeurde verlofaanvragen die aan dit type verlof zijn gekoppeld.
📌 Opmerking: lees meer over balansen in Balansen.
6. Urenstaatregistraties
Als jouw functie dit vereist, kun je gebruikmaken van de Urenoverzichten en het Timeboard.
Met het tabblad Urenoverzichten kunnen managers werkuren, afwezigheden en overuren van werknemers gedurende een bepaalde periode bekijken en analyseren. Het is toegankelijk voor administrators en managers (met weergave beperkt tot hun directe ondergeschikten).
Het Timeboard biedt administrators en managers een overzicht van de dagelijkse activiteiten van werknemers. Het toont alle geregistreerde werkuren, pauzes en afwezigheden voor de geselecteerde datum, zodat je aanwezigheid en werkstatus in realtime kunt volgen.
Voor managers is het om meerdere redenen een goede gewoonte om deze gegevens regelmatig te controleren:
Nauwkeurige loonverwerking garanderen: door werkuren en pauzes te controleren, kun je de nauwkeurigheid van urenregistraties bevestigen, wat essentieel is voor een correcte salarisverwerking.
Productiviteit en werkdruk beheren: door de aanwezigheid te monitoren, kun je trends herkennen. Bijvoorbeeld, als een teamgenoot structureel lange dagen maakt, kan dat wijzen op een risico op burn-out.
Naleving garanderen: het in de gaten houden van pauzes en werkuren helpt ervoor te zorgen dat je team voldoet aan de arbeidswetgeving en het bedrijfsbeleid.
Kosten beheersen: het opvolgen van uren helpt je potentiële kosten voor overuren te beheren en het budget van je team onder controle te houden.
Het monitoren van aanwezigheid geeft je de inzichten die je nodig hebt om weloverwogen beslissingen te nemen en je team effectief te ondersteunen.
📌 Opmerking: lees meer over urenoverzichten en het timeboard in Urenoverzichten en timeboard.