Dit artikel legt het verschil uit tussen het aanmaken van werknemersprofielen zonder inlogtoegang en het verzenden van uitnodigingen naar werknemers met volledige toegang tot het platform. Volg deze stappen om ervoor te zorgen dat je team correct is ingesteld en de juiste rollen heeft gekregen.
Voordat we de stappen doorlopen om werknemers toe te voegen of uit te nodigen, bespreken we de basis om de belangrijkste verschillen tussen de twee te begrijpen.
Werknemers toevoegen vs. uitnodigen
Bij het beheren van je team heb je twee opties voor het aanmaken van werknemersprofielen: toevoegen en uitnodigen.
Een werknemer toevoegen
Maakt een profiel aan zonder inlogtoegang.
Handig voor het bijhouden van gegevens van werknemers die het platform niet hoeven te gebruiken.
Er wordt geen uitnodigingsmail verzonden.
Een werknemer uitnodigen
Verstuurt een e-mailuitnodiging met een link om hun Tellent HR-account in te stellen.
Biedt inlogtoegang op basis van de toegewezen rol (Administrator of Employee).
Met inlogtoegang heeft de werknemer toegang tot het het platform en kunnen verschillende acties worden uitgevoerd zoals verzoeken indienen en relevante gegevens bekijken.
Een werknemer toevoegen
Gebruik deze stappen om een werknemer aan Tellent HR toe te voegen zonder inlogtoegang te verlenen. Hiermee kun je hun profiel aanmaken en essentiële informatie opslaan zonder een uitnodigingsmail te verzenden.
Ga naar Instellingen → Organisatie → Teamgenoten en klik op + Teamgenoot toevoegen.
Vul de gegevens van de werknemer in, zoals e-mailadres, voornaam en achternaam.
Stel de toegang in en wijs rollen toe door HR aan te zetten en selecteer Werknemer (alleen vermeld) in het dropdownmenu. Bekijk een beschrijving van wat elke rol inhoudt.
Laat Maak Tellent login aan en verstuur een uitnodigingse-mail open om te voorkomen dat de werknemer een e-mail ontvangt met een link om hun account in te stellen.
Klik op Teamgenoten toevoegen om te voltooien.
Type rollen
Type rollen
Administrator: volledige toegang tot alle functies in het platform.
Werknemer: beperkte toegang binnen het platform.
Werknemer (alleen vermeld): geen toegang tot het platform.
⸺
📌 Let op: Je kunt werknemers ook in bulk toevoegen door op de knop Bestand importeren te klikken. Leer meer over bulkimport in Teamgenoten importeren.
Een werknemer uitnodigen
Gebruik deze stappen om een werknemer uit te nodigen voor Tellent HR en deze inlogtoegang te verlenen. De werknemer ontvangt een e-mail om hun account in te stellen en krijgt toegang volgens de rol die je toewijst.
Ga naar Instellingen → Organisatie → Teamgenoten en klik op + Teamgenoot toevoegen.
Vul de gegevens van de werknemer in, zoals e-mailadres, voornaam en achternaam.
Stel de toegang in en wijs rollen toe door HR aan te zetten en selecteer Administrator of Werknemer in het dropdownmenu. Bekijk een beschrijving van wat elke rol inhoudt.
Om ervoor te zorgen dat de werknemer kan inloggen op Tellent HR, selecteer je Maak Tellent login aan en verstuur een uitnodigingse-mail. De werknemer ontvangt een e-mail met een link om hun account in te stellen. Je kunt er ook voor kiezen om de uitnodiging later te verzenden.
Klik op Teamgenoten toevoegen om te voltooien.
📌 Let op: Je kunt werknemers ook in bulk toevoegen door op de knop Bestand importeren te klikken. Leer meer over bulkimport in Teamgenoten importeren.
Werknemers beheren
Tabbladen Actief en Gedeactiveerd
Het tabblad Actief biedt een overzicht van alle werknemers met een actief gebruikersaccount. Dit omvat werknemers die zijn toegevoegd maar nog niet zijn uitgenodigd, evenals degenen die zijn uitgenodigd en hun uitnodiging hebben geaccepteerd.
Het tabblad Gedeactiveerd toont werknemers van wie de accounts zijn gedeactiveerd. Deze werknemers kunnen niet meer inloggen op hun apps, maar als admin heb je nog steeds volledige toegang tot hun profielen. Voor gedeactiveerde accounts worden geen kosten aangerekend en je kunt ze op elk moment heractiveren.
Actief
Zodra een lid is toegevoegd, kun je deze direct beheren op de pagina Teamgenoten. Klik op de naam van de werknemer om een pop-upvenster te openen, dat vier tabbladen bevat:
Accountinstellingen
Toestemmingen en toegang
Groepen
Afdelingen
Hieronder een overzicht van de details van elk tabblad.
1. Accountinstellingen
Op het tabblad Accountinstellingen kan je:
De voor- en achternaam, het e-mailadres en de profielfoto van de werknemer bijwerken.
Het gebruikersaccount van de werknemer deactiveren wanneer dat nodig is.
Een uitnodiging voor toegang tot het platform verzenden of opnieuw verzenden.
2. Toestemmingen en toegang
Binnen het tabblad Toestemmingen en toegang kun je:
Machtigingsniveaus voor bedrijfsbeheer aanpassen.
Toegang tot het platform instellen en rollen toewijzen aan de werknemer.
Bedrijfsbeheer
De machtiging bedrijfsbeheer bepaalt wat een werknemer kan doen op organisatieniveau. Je kunt volledige toegang verlenen of hun machtigingen beperken tot specifieke gebieden:
Volledige toegang: de werknemer kan alle organisatie-instellingen beheren.
Administratieve toegang: je kunt kiezen welke gebieden ze kunnen beheren, zoals:
Gebruikers beheren
Facturering beheren
Geen toegang: de werknemer kan de organisatie-instellingen niet beheren.
📌 Let op: wanneer we spreken over organisatie-instellingen, bedoelen we de administratieve instellingen die het gehele bedrijfsaccount in Tellent beïnvloeden.
Toegang tot apps
Onder Toegang tot apps kun je de toegang voor één of beide platformen in- of uitschakelen. Het verwijderen van een lid van een platform trekt hun toegang in, maar hun gegevens blijven zichtbaar op het tabblad "Actieve leden".
Gebruik het dropdownmenu Rol om de rol van een werknemer op elk platform bij te werken. De rol Werknemer (alleen vermeld) geeft de gebruiker geen toegang om in te loggen. Een werknemer wordt simpelweg aan het platform toegevoegd, maar zonder gebruikerstoegang.
3/4. Groepen en afdelingen
Binnen deze tabbladen kun je een werknemer toewijzen aan een of meer groepen en afdelingen.
📌 Let op: Leer hoe je groepen en afdelingen aanmaakt in Groepen en afdelingen.
Gedeactiveerd
Een gedeactiveerd lid telt niet meer mee voor je abonnement. Om een lid te heractiveren:
Ga naar het tabblad Gedeactiveerd onder Teamgenoten
Klik op Activeer naast de teamgenoot die je wilt heractiveren.
Klik op Bevestigen.
De gebruiker krijgt dezelfde machtigingen terug die ze hadden voor de deactivering en er wordt een activeringsmail gestuurd naar hun e-mailadres.
