📌 Opmerking: de beschikbare verloftypes en de route voor goedkeuring zijn rechtstreeks gekoppeld aan de volgende onderdelen:
Verlofbeleid: een gebruiker moet eerst worden toegewezen aan een verlofbeleid. Dit beleid bepaalt welke verloftypes (bijv. vakantie, ziekteverlof, enz.) beschikbaar zijn voor de gebruiker en welke voorwaarden gelden voor het aanvragen ervan.
Goedkeuringsflows: de route voor goedkeuring en wie toestemming heeft om verlofaanvragen voor andere gebruikers in te dienen, wordt bepaald door de goedkeuringsflows.
Gebruikers kunnen altijd een verlofaanvraag voor zichzelf indienen.
Een verlofaanvraag indienen
Je kunt een verlofaanvraag op verschillende manieren starten, afhankelijk van of je verlof aanvraagt voor jezelf of voor iemand anders.
Voor jezelf (als werknemer)
Werknemers kunnen een aanvraag voor zichzelf indienen via een van de volgende vijf opties:
Klik op de "plus"-knop (➕) beschikbaar in de bovenbalk (desktop) of de onderbalk (mobiel), en selecteer "Verlofaanvraag".
Gebruik de widget "Verlof aanvragen" op het Dashboard en kies het gewenste verloftype om de aanvraag te openen in het zijpaneel.
Ga naar de weergave "Mijn verlof" (via Verlof in het hoofdmenu) en klik op "Verlof aanvragen" naast het gewenste verloftype.
Ga naar de sectie "Verlof" in je Werknemersprofiel en klik op "Verlof aanvragen" naast het gewenste verloftype.
Open de Kalender-tijdlijnweergave en selecteer de specifieke dag waarop je wilt dat de aanvraag begint.
Voor anderen (als manager, goedkeurder of administrator)
Als je over de juiste rechten beschikt (zoals ingesteld in de goedkeuringsflows), kun je aanvragen voor andere gebruikers indienen via twee hoofdmethoden:
Ga naar Verlof > Aanvragen en klik op de knop "Aanvraag toevoegen".
Ga naar de sectie ‘Verlof’ binnen het profiel van een werknemer en klik op ‘Verlof aanvragen’ naast het gewenste verloftype.
Details van het aanvraagformulier
Wanneer een aanvraag wordt gestart, verschijnt er een zijpaneel met een formulier waarin je de details moet invullen:
Veld | Beschrijving | Notities |
Werknemer | De gebruiker voor wie de aanvraag is bedoeld. | Dit veld verschijnt alleen als je de rechten hebt om verlofaanvragen voor andere gebruikers in te dienen. |
Verloftype | Het type verlof dat wordt aangevraagd. | De beschikbare opties komen overeen met het verlofbeleid dat aan de werknemer is toegewezen. |
Verlofdagen | De start- en einddatum van de aanvraag. |
|
Halve dag-instellingen | Opties om aan te geven of een van de aanvraagdagen slechts een ochtend of een middag is. |
|
Notitie | Een optionele opmerking ter begeleiding van de aanvraag. |
|
Bijlage | Een optioneel bestand dat aan de aanvraag kan worden toegevoegd. | Bijvoorbeeld een doktersattest bij ziekteverlof. |
Zodra de vereiste informatie is verstrekt, wordt er een infobox weergegeven, die je duidelijk informeert hoeveel dagen zullen worden afgetrokken en uit welk jaar van de verlofopbouw.
Om de aanvraag af te ronden en in te dienen, druk je op "Aanvraag indienen".
Aanvragen goedkeuren en valideren
Ingediende verlofaanvragen volgen de goedkeuringsregels zoals gedefinieerd in de goedkeuringsflows.
Het goedkeuringsproces
Een goedkeurder is een gebruiker die door de goedkeuringsflows is aangewezen als de persoon die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van aanvragen die door andere gebruikers worden ingediend. Als er geen aangepaste goedkeuringsflows zijn ingesteld, is de standaardgoedkeurder de directe manager van de specifieke werknemer.
Een goedkeurder ontvangt een e-mailmelding en een item in de inbox binnen de app op het dashboard, waarmee hij of zij wordt gevraagd de aanvraag goed te keuren of af te wijzen.
Automatische goedkeuring: Afhankelijk van de instellingen van het verlofbeleid kan het zijn dat voor sommige verloftypes de optie ‘automatische goedkeuring’ is ingeschakeld. In dit geval wordt de goedkeurder alleen op de hoogte gebracht van de aanvraag en wordt niet gevraagd een beslissing te nemen, aangezien de aanvraag direct wordt goedgekeurd.
Opmerkingen over de beslissing: Het is mogelijk om een extra opmerking toe te voegen voor elke beslissing (accepteren, afwijzen of annuleren).
Een aanvraag annuleren
Een verlofaanvraag kan ook worden geannuleerd door ofwel de oorspronkelijke aanvrager of een goedkeurder.
Waar vind je openstaande aanvragen
Alle aanvragen waarover een gebruiker een beslissing moet nemen, worden weergegeven op het Dashboard (of in de Inbox in de mobiele versie).
Daarnaast kunnen administrators en managers hoger in de organisatiestructuur openstaande aanvragen bekijken en indien nodig goedkeuren via:
De weergave Verlof > Aanvragen.
De weergave Verlof in het profiel van de werknemer.
De weergave Kalender (onder de aangevraagde verlofdagen).