Willkommen bei Tellent HR! Dein Unternehmen wird dieses neue Human Resources Information System (HRIS) nutzen, um alle mitarbeiterbezogenen Aufgaben und Informationen zu verwalten.
Dieser Leitfaden führt dich durch die Grundlagen des Systems, damit du schnell loslegen kannst.
1. Positionen festlegen
Beginnen wir damit, die Positionen deiner Mitarbeiter*innen zu definieren. Eine Position definiert die Rolle eines*einer MitarbeiterIn innerhalb der Organisation, wie z. B. Projektmanager*in oder HR-Manager*in. Sie kann mehreren Mitarbeiter*innen zugewiesen werden, und du kannst Positionen nach Bedarf erstellen, ändern oder löschen, um deine Organisationsstruktur widerzuspiegeln.
Eine Position hinzufügen
Navigiere zu Einstellungen > Positionen.
Klicke auf + Position hinzufügen und gib einen eindeutigen Namen für die Position ein.
📌 Hinweis: Erfahre mehr über die Verwaltung von Positionen unter Wie man Positionen erstellt.
2. Gruppen und Abteilungen hinzufügen
Gruppen und Abteilungen helfen dir, Mitarbeiter*innen in Tellent für eine reibungslosere Zusammenarbeit und Berichterstattung zu organisieren. Obwohl sie auf den ersten Blick ähnlich erscheinen mögen, erfüllt jede einen bestimmten Zweck in deinem Unternehmen.
Gruppen
Gruppen sind flexiblere Zusammenschlüsse von Teammitgliedern. Sie wurden entwickelt, um Zeit zu sparen, wenn du mehreren Mitarbeiter*innen gleichzeitig Aufgaben, Prozesse oder Berechtigungen zuweist. Im Gegensatz zu Abteilungen sind Gruppen nicht an die Unternehmensstruktur gebunden. Stattdessen unterstützen sie spezifische Zwecke wie:
Ein multidisziplinäres Team (z. B. Projekt One Domain)
Ein physisches Büro oder einen Standort (z. B. die Leute im Büro in Frankfurt am Main)
Eine funktionale Verantwortung (z. B. Genehmigende von Lohnabrechnungen)
Abteilungen
Abteilungen spiegeln die offizielle Struktur deines Unternehmens wider und werden konsistent in allen Tellent-Anwendungen verwendet. Sie helfen dir, Mitarbeiter*innen basierend auf Geschäftsfunktionen wie Forschung & Entwicklung, Produkt, Vertrieb oder Marketing zu organisieren. Abteilungen spielen auch eine Schlüsselrolle bei der Erstellung präziser Berichte und der Ausrichtung deiner Organisationshierarchie.
📌 Hinweis: Erfahre mehr über das Erstellen und Verwalten von Gruppen und Abteilungen unter Gruppen und Abteilungen.
3. Definiere den/die Standort(e) des Unternehmens
Standorte ermöglichen es dir, Mitarbeiter*innen nach Standort (z. B. London, Amsterdam, Paris) zu gruppieren und automatisch die entsprechenden Feiertage auf jeden Standort anzuwenden.
Einen Standort hinzufügen
Navigiere zu Einstellungen > Standorte.
Klicke auf + Standort hinzufügen und gib einen eindeutigen Namen für den Standort ein.
📌 Hinweis: Erfahre mehr über die Verwaltung von Standorten unter Wie man Standorte erstellt.
4. Abwesenheitsregelungen hinzufügen
Die Abwesenheitsregelungen geben dir klare Regeln, wie Mitarbeiter*innen Abwesenheit beantragen, genehmigen und nutzen können. Sie helfen dabei, dein Unternehmen organisiert und konform zu halten – egal wie viele Teams oder Regeln du hast.
Eine Abwesenheitsregelung ist ein Rahmenwerk, das verschiedene Arten von Abwesenheiten zusammenfasst, wie zum Beispiel:
Urlaub
Krank
Schulung
Homeoffice
Abwesenheitsregelung hinzufügen
Klicke auf + Regelung hinzufügen und gib einen eindeutigen Namen für die Richtlinie ein.
📌 Hinweis: Erfahre mehr über das Erstellen und Verwalten von Abwesenheitsregelungen unter Abwesenheitsregelungen.
5. Arbeitszeitmodelle festlegen
Arbeitszeitmodelle definieren die bestimmten Tage und Stunden, an denen von den Mitarbeiter*innen erwartet wird, dass sie arbeiten. Sie bilden die Grundlage für die Erfassung der Anwesenheit und können auch Regeln für Überstunden und Verzehrmarken enthalten. Ein einzelner Plan kann mehreren Mitarbeiter*innen zugewiesen werden, was Konsistenz und Effizienz in deiner gesamten Organisation gewährleistet.
Du kannst Arbeitszeitmodelle nach Bedarf erstellen, ändern oder löschen, wodurch du sie leicht an unterschiedliche Rollen, Teams oder Geschäftsanforderungen anpassen kannst. Von der Festlegung der Standardarbeitszeiten bis hin zur Erfassung von Überstunden oder Verzehrmarken – Arbeitszeitmodelle ermöglichen es dir, die Regeln festzulegen, während das System die Verfolgung übernimmt.
📌 Hinweis: Erfahre mehr über das Erstellen und Verwalten von Arbeitszeitmodellen unter Wie man Arbeitszeitmodelle erstellt.
6. Mitarbeiter*innen hinzufügen und/oder einladen
Ein neues Teammitglied hinzufügen
Navigiere zu Einstellungen > Teammitglieder.
Klicke auf + Neues Mitglied
Gib die E-Mail-Adresse, den Vornamen und den Nachnamen des*der neuen Nutzer*in ein.
Rechte und Rollen: Verwende die Schalter, um dem*der neuen Nutzer*in Zugriff auf die Anwendungen zu geben, die er*sie benötigt, wie z. B. Recruitee (BMS) oder HR (HRIS).
Im Dropdown-Menü für HR (HRIS) hast du die Option, Administrator*in, Mitarbeiter*in oder Mitarbeitende*r (nur aufgelistet) auszuwählen. Wähle Mitarbeitende*r (nur aufgelistet) für Teammitglieder, denen kein Zugriff auf Tellent HR erteilt werden soll. Sie werden lediglich zur Plattform hinzugefügt, aber ohne Nutzerzugriff.
Klick das Kästchen neben Einladung für Zugang senden an, um dem*der neuen Nutzer*in eine Einladungs-E-Mail zu schicken. Wenn du dieses Kästchen nicht anklickst, kannst du die Einladung optional später senden.
‼️ Wenn du in Schritt 5 Mitarbeitende*r (nur aufgelistet) ausgewählt hast, lasse dieses Kästchen deaktiviert. Andernfalls kann sich der*die Mitarbeiter*in auf der Plattform einloggen.Klicke auf 1 Mitglied hinzufügen, um zu speichern.
📌 Hinweis: Erfahre mehr über das Einladen von Teammitgliedern und das Hinzufügen von Mitarbeiter*innen unter Verwaltung von Teammitgliedern.
7. Genehmigungsabläufe einrichten
Genehmigungsabläufe ermöglichen es dir, festzulegen, welche Mitarbeiter*innen für die Genehmigung von Anträgen verantwortlich sind. Du kannst Genehmigungsabläufe für diese drei Arten einrichten:
Abwesenheitsanträge
Spesen
Genehmigung für Zeiterfassung
📌 Hinweis: Erfahre mehr über das Erstellen und Verwalten von Genehmigungsabläufen unter Wie man Genehmigungsabläufe erstellt.