Bienvenue dans Tellent HR ! Votre entreprise utilisera ce nouveau système d’information sur les ressources humaines (SIRH) pour gérer toutes les tâches et informations liées aux employés.
Ce guide explique les bases du système afin que vous puissiez démarrer rapidement.
1. Définir les postes
Pour commencer, définissons les postes de vos employés. Un poste définit le rôle d’un employé dans l’organisation. Par exemple, Chef de projet ou Responsable RH. Un même poste peut être attribué à plusieurs employés, et vous pouvez créer, modifier ou supprimer des postes pour refléter votre structure organisationnelle.
Ajouter un poste
Accédez à Paramètres > Postes.
Cliquez sur + Ajouter un poste et entrez un nom unique pour le poste.
📌 Remarque : pour en savoir plus, consultez Créer des postes.
2. Ajouter des groupes et des départements
Les Groupes et les Départements vous aident à organiser les employés dans Tellent pour simplifier la collaboration et les rapports. Même s’ils peuvent sembler similaires, ces deux regroupements ont chacun un objectif distinct dans la configuration de l’entreprise.
Groupes
Les groupes sont des collections flexibles de membres d’équipe. Ils sont conçus pour gagner du temps lors de l’attribution de tâches et l’affectation de workflows ou de permissions à plusieurs employés à la fois. Contrairement aux départements, les groupes ne suivent pas la structure de l’entreprise. Au lieu de cela, ils soutiennent des objectifs spécifiques :
Une équipe de projet transversale (par exemple, Projet One Domain)
Un bureau ou un lieu physique (par exemple, Employés du bureau de Poznań)
Une responsabilité fonctionnelle (par exemple, Approbateurs de paie)
Départements
Les départements reflètent la structure officielle de votre entreprise. Ils sont utilisés de la même manière dans toutes les applications Tellent. Ils vous aident à organiser les employés selon des fonctions commerciales telles que R&D, Produit, Ventes ou Marketing. Ils jouent également un rôle clé dans la génération de rapports précis et l’alignement avec la hiérarchie organisationnelle.
📌 Remarque : pour en savoir plus, consultez Groupes et départements.
3. Définir le ou les lieux de travail de l’entreprise
Les lieux de travail permettent de regrouper les employés par site (par exemple, Paris, Amsterdam ou Londres) et d’appliquer automatiquement les jours fériés correspondants.
Ajouter un lieu de travail
Cliquez sur + Ajouter un lieu de travail et attribuez un nom unique à ce site.
📌 Remarque : pour en savoir plus, consultez Créer des lieux de travail.
4. Ajouter des politiques en matière d’absence
Les politiques en matière d’absences fournissent des règles claires sur la façon dont les employés demandent, approuvent et utilisent les congés. Ces règles aident votre entreprise à maintenir l’organisation et la conformité, indépendamment du nombre d’équipes ou de politiques en place.
Une politique en matière d’absence est un cadre qui regroupe différents types de congés :
Congés payés
Congés de maladie
Formation
Télétravail
Ajouter une politique en matière d’absence
Accédez à Paramètres > Politiques en matière d’absence.
Cliquez sur + Ajouter une politique et définissez un nom unique.
📌 Remarque : pour en savoir plus, consultez Politiques en matière d’absence.
5. Définir les plannings de travail
Les plannings de travail définissent les jours et heures spécifiques où les employés sont censés travailler. Ils constituent la base du suivi des présences et peuvent également inclure des règles pour les heures supplémentaires et les chèques-repas. Un même planning peut être attribué à plusieurs employés, garantissant la cohérence et l’efficacité dans votre organisation.
Vous pouvez créer, modifier ou supprimer les plannings de travail selon vos besoins, ce qui facilite l’adaptation aux différents rôles, équipes ou exigences commerciales. Des horaires standard au suivi des heures supplémentaires, en passant par les titres-repas, cette fonctionnalité vous permet de définir les règles et de laisser le système s'occuper du suivi.
📌 Remarque : pour en savoir plus, consultez Créer des plannings de travail.
6. Ajouter ou inviter des employés
Ajouter un nouveau membre de l’équipe
Accédez à Paramètres > Membres de l'équipe.
Cliquez sur + Nouveau membre.
Renseignez l’adresse e-mail, le prénom et le nom du nouvel utilisateur.
Accès et rôles : Utilisez les boutons à bascule pour accorder au nouvel utilisateur l’accès aux applications dont il a besoin, comme Recruitee (ATS) ou HR (SIRH).
Dans le menu déroulant pour HR (SIRH), vous avez la possibilité de sélectionner Administrateur, Employé ou Employé (listé uniquement). Sélectionnez Employé (listé uniquement) pour les membres de l’équipe qui n’auront pas accès à Tellent HR. Ils seront simplement ajoutés à la plateforme, mais sans accès utilisateur.
Cochez la case à côté de Créer un identifiant Tellent et envoyer un e-mail d’invitation pour envoyer une invitation par e-mail au nouvel utilisateur. Si vous laissez cette case décochée, vous pouvez envoyer l’invitation plus tard.
‼️ Si vous avez sélectionné Employé (listé uniquement) à l’étape 5, laissez cette case décochée. Sinon, l’employé pourra se connecter à la plateforme.Cliquez sur Ajouter 1 membre pour enregistrer.
📌 Remarque : pour en savoir plus, consultez Inviter des membres de l’équipe ou ajouter des employés.
7. Configurer les processus de validation
Les processus de validation vous permettent de définir quels employés sont responsables de l’approbation des demandes. Vous pouvez configurer des flux d’approbation pour ces trois types :
Demandes de congés
Dépenses
Validation des feuilles de temps
📌 Remarque : pour en savoir plus, consultez Créer des processus de validation.