Welkom bij Tellent HR! Je bedrijf gebruikt dit nieuwe Human Resources Information System (HRIS) om alle taken en informatie met betrekking tot werknemers te beheren.
Deze handleiding leidt je stap voor stap door de basis van het systeem, zodat je snel kunt starten.
1. Functies definiëren
Laten we beginnen met het definiëren van de functies van je werknemers. Een functie definieert de rol van een werknemer binnen de organisatie, zoals Projectmanager of HR Manager. Deze kan aan meerdere werknemers worden toegewezen. Je kunt functies aanmaken, bewerken of verwijderen om je organisatiestructuur up-to-date te houden.
Een functie toevoegen
Ga naar Instellingen > Functies.
Klik op + Functie toevoegen en voer een unieke naam in voor de functie.
📌 Opmerking: leer meer over het beheren van functies in Hoe maak je functies aan.
2. Groepen en afdelingen toevoegen
Groepen en afdelingen helpen je om werknemers in Tellent beter te organiseren voor een soepelere samenwerking en rapportage. Hoewel ze op het eerste gezicht op elkaar lijken, dienen ze elk een eigen doel binnen de structuur van je bedrijf.
Groepen
Groepen zijn flexibelere verzamelingen van teamgenoten. Ze zijn ontworpen om tijd te besparen bij het toewijzen van taken, workflows of rechten aan meerdere werknemers tegelijk. In tegenstelling tot afdelingen volgen groepen niet de formele organisatiestructuur. In plaats daarvan ondersteunen ze specifieke doelen, zoals:
Een multidisciplinair projectteam (bijv. Project One Domain)
Een fysiek kantoor of locatie (bijv. werknemers kantoor Poznań)
Een functionele verantwoordelijkheid (bijv. Goedkeurders payroll)
Afdelingen
Afdelingen weerspiegelen de officiële structuur van je bedrijf en worden consistent gebruikt in alle Tellent-apps. Ze helpen je om werknemers te organiseren op basis van bedrijfsfuncties zoals R&D, Product, Sales of Marketing. Afdelingen spelen ook een belangrijke rol bij het genereren van nauwkeurige rapportages en het afstemmen op je organisatorische hiërarchie.
📌 Opmerking: lees meer over het aanmaken en beheren van groepen en afdelingen in Groepen en afdelingen.
3. De locatie(s) van het bedrijf definiëren
Met locaties kun je werknemers per vestiging groeperen (bijv. Amsterdam, Parijs, Londen) en automatisch de bijbehorende feestdagen toepassen op elke locatie.
Een locatie toevoegen
Klik op + Locatie toevoegen en voer een unieke naam in voor de locatie.
📌 Opmerking: leer meer over het beheren van locaties in Hoe maak je locaties aan.
4. Verlofbeleid toevoegen
Het verlofbeleid bevat duidelijke regels voor hoe werknemers verlof kunnen aanvragen, laten goedkeuren en gebruiken. Ze helpen je bedrijf georganiseerd en compliant te houden, ongeacht hoeveel teams of regels je hebt.
Een verlofbeleid is een kader waarin verschillende soorten verlof worden gegroepeerd, zoals:
Vakantie
Ziekteverlof
Training
Werken op afstand
Een verlofbeleid toevoegen
Ga naar Instellingen > Verlofbeleid.
Klik op + Beleid toevoegen en voer een unieke naam voor het beleid in.
📌 Opmerking: lees meer over het aanmaken en beheren van verlofbeleid in Verlofbeleid.
5. Werkroosters definiëren
Werkroosters bepalen op welke dagen en uren werknemers worden verwacht te werken. Ze vormen de basis voor het bijhouden van aanwezigheid en kunnen ook regels bevatten voor overuren en maaltijdcheques. Eén enkel rooster kan aan meerdere werknemers worden toegewezen, wat zorgt voor consistentie en efficiëntie binnen je organisatie.
Je kunt werkroosters naar behoefte aanmaken, wijzigen of verwijderen, waardoor het gemakkelijk is om je aan te passen aan verschillende rollen, teams of bedrijfsbehoeften. Of je nu standaarduren instelt of het bijhouden van overuren en maaltijdcheques inschakelt: met werkroosters bepaal jij de regels, het systeem doet de rest.
📌 Opmerking: meer informatie over het aanmaken en beheren van werkroosters vind je in Hoe werkroosters te creëren.
6. Werknemers toevoegen en/of uitnodigen
Een nieuwe teamgenoot toevoegen
Ga naar Instellingen > Teamgenoten.
Klik op + Nieuwe teamgenoot
Vul het e-mailadres, de voornaam en achternaam van de nieuwe gebruiker in.
Toegang en rollen: gebruik de schakelaars om de nieuwe gebruiker toegang te geven tot de apps die ze nodig hebben, zoals Recruitee (ATS) of HR (HRIS).
In het keuzemenu voor HR (HRIS) kun je kiezen tussen Administrator, Werknemer of Werknemer (alleen vermeld). Selecteer Werknemer (alleen vermeld) voor teamgenoten aan wie geen toegang tot Tellent HR zal worden toegewezen. Ze worden aan het platform toegevoegd, maar zonder gebruikerstoegang.
Vink het selectievakje aan naast Tellent-login aanmaken en uitnodigingsmail verzenden om een e-mailuitnodiging naar de nieuwe gebruiker te sturen. Als je dit vakje uitgevinkt laat, kun je de uitnodiging optioneel later versturen.
‼️ Belangrijk: als je in stap 5 Werknemer (alleen vermeld) hebt geselecteerd, laat dit vakje dan uitgevinkt. Anders kan de werknemer inloggen op het platform.Klik op 1 teamgenoot toevoegen om op te slaan.
📌 Opmerking: lees meer over het uitnodigen van teamgenoten en het toevoegen van werknemers in Hoe nodig je teamgenoten uit of voeg je werknemers toe.
7. Goedkeuringsworkflows instellen
Met goedkeuringsworkflows kun je bepalen welke werknemers verantwoordelijk zijn voor het goedkeuren van aanvragen. Je kunt goedkeuringsworkflows instellen voor deze drie typen:
Verlofaanvragen
Onkosten
Validatie van urenstaten
📌 Opmerking: meer informatie over het aanmaken en beheren van werkroosters vind je in Hoe maak je goedkeuringsflows aan.